Akaryakıt Sektöründe e-İrsaliye Zorunluluğu

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), teknolojik gelişmelere ayak uydurmak ve iş süreçlerini kolaylaştırmak için dijitalleşmeyi benimsemiş ve e-belge sistemlerinin kullanımını zorunlu hale getirmiştir. GİB’in temel amaçlarından biri e-belge uygulamaları ile kayıt dışı ekonomiyle mücadele etmek ve mükellef grupları arasındaki haksız rekabeti önlemektir. Aynı zamanda kağıt bazlı işlemlerin ortadan kaldırılması, iş süreçlerinin hızlandırılması ve maliyetlerin düşürülmesi GİB’in e-dönüşüm hedefleri arasındadır. GİB, e-belge uygulamalarına dahil olan sektör ve mükellef sayısını her yıl artırmayı hedeflemektedir. Bu sektörler arasında akaryakıt şirketleri de bulunmaktadır. Bu blog yazımızda e-irsaliyenin akaryakıt sektöründe kullanımına değineceğiz.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, geleneksel yöntemlerle basılan ve kullanılan irsaliye belgesinin elektronik ortamda oluşturulmasını, iletilmesini ve arşivlenmesini sağlayan bir e-dönüşüm sistemidir. e-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen formatlara uygun olarak hazırlandığı için kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere ve geçerliliğe sahiptir.

Bununla birlikte, dikkat edilmesi gereken başka bir husus vardır. e-İrsaliye, sevk irsaliye yerine geçmemektedir. Bu sebeple, malı taşıyacak olan şoföre mutlaka e-irsaliyenin bir çıktısı verilmeli ve taşıma belgesi olarak sunulmalıdır.

Akaryakıt Sektörü için e-İrsaliye Zorunlu mu?

GİB’in 2020 yılında aldığı kararla Özel Tüketim Vergisi Kanunu’nun birinci ekinde sayılan malları imal etmek, ithal etmek ve teslim etmek üzere EPDK’dan lisans alan mükelleflerin (rafineriler, dağıtım şirketleri, akaryakıt istasyonu bayileri) 1 Temmuz 2020’ye kadar e-irsaliye sistemine geçmesi zorunlu hale getirildi. Buna göre, bu tarih ve sonrasında düzenlenen belgeler e-irsaliye olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, 1 Temmuz 2020 tarihinden sonra işe başlayan akaryakıt firmaları, lisans işlemlerini tamamladıkları ayı takip eden dördüncü ayın başından itibaren e-İrsaliye uygulamasını kullanmak zorundadır.

e-İrsaliye sistemine kayıtlı olan kullanıcılar, sisteme dahil oldukları tarihin içinde bulunduğu ay sonuna kadar irsaliye belgelerini hem elektronik hem kağıt ortamda düzenleme hakkına sahiptir. Fakat, aynı işlem için sadece “e-İrsaliye” veya kâğıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgelerinden biri düzenlenmesi gerekmektedir. Zorunluluk kapsamına girdiği halde e-irsaliye geçiş sürecini tamamlamayan işletmeler için ise Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.

e-İrsaliye Başvuru Yöntemleri

Akaryakıt firmasının e-irsaliye uygulamasına dahil olması için ilk olarak e-fatura mükellefi olması gerekmektedir. Eğer, e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellef ise, e-irsaliye uygulamasına geçiş yapmak için 3 ayrı yöntem bulunmaktadır. Bu yöntemlerden birini tercih ederek e-irsaliye uygulamasını hızlı ve kolay bir şekilde kullanmak mümkündür.

• GİB Portal

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ücretsiz olarak sunduğu GİB Portal uygulamasını kullanan mükellefler, “araçlar – kullanıcı bilgileri” bölümüne girerek e-İrsaliye uygulamasına erişebilmektedir. Kullanıcı bilgileri bölümünde yer alan “e-irsaliye kullanmak istiyorum” butonuna tıklayarak e-irsaliye uygulamasını kullanmak mümkündür.

GİB Portal aracılığı ile uygulamayı kullanacak olan mükelleflerin GİB’e herhangi bir bildirimde bulunmasına gerek yoktur. Fakat, GİB Portal kullanıcıları eğer sistemden çıkmak isterse Başkanlığa yazılı bir talepte bulunarak sistemden çıkabilmektedir.

• Özel Entegratör

Mükellefler, e-irsaliye sistemini özel entegratör aracılığı ile kullanabilmektedir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta özel entegratörün GİB’den onay almış, yetkili entegratör olmasıdır. Özel entegratör aracılığı ile sistemi kullanan mükelleflerin GİB’e bildirimde bulunmasına gerek yoktur. Kullanıcı hesapları, özel entegratör tarafından tanımlanmaktadır.

• Doğrudan Entegrasyon

Doğrudan entegrasyon sistemini kullanmak isteyen mükellefler kendi bilgi sistemlerini doğrudan GİB’in bilgi sistemi ile entegre etmektedir. Halihazırda, doğrudan entegrasyon yöntemi ile e-fatura uygulamasını kullanan ve e-irsaliyeye katılmak isteyen mükelleflerin GİB’e yazılı talepte bulunması gerekmektedir. Yazılı belgeler GİB’e ulaştıktan sonra mükellef GİB’in internet sitesinde yer alan test planına göre e-irsaliye testi başarıyla tamamlarsa e-irsaliye uygulamasına katılımı sağlanmaktadır.

e-İrsaliyenin Sağladığı Avantajlar

Akaryakıt sektöründe e-irsaliyenin kullanması, işletmelere birçok fayda sağlamaktadır.

• e-İrsaliye, kağıt olarak düzenlenen irsaliyelerin elektronik ortamda düzenlenmesini sağlamaktadır. Bu sayede işletmeler gereksiz kağıt tüketimini ve kaynak israfını engellemektedir. Aynı zamanda işlemleri çok daha hızlı ve kolay bir hale getirmektedir.
• Geleneksel yöntemlerle yapılan irsaliye işlemlerinde kağıt, basım, imza ve dağıtım gibi birçok aşama bulunmaktadır. Bu aşamaların her biri emek, zaman ve para kaybına neden olmaktadır. Ancak e-irsaliye bu adımları büyük ölçüde ortadan kaldırmaktadır. Bu sayede süreçler otomatik hale gelirken maliyet de düşmektedir.
• e-İrsaliye, veri güvenliğini artırmaktadır. Kağıt üzerinde yapılan irsaliye işlemlerinde belgelerin kaybolma veya zarar görme riski vardır. Ancak, dijital ortamda yapılan işlemlerde belgeler dijital olarak arşivlenmekte ve güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Bu sayede, işlemleri izlemeyi ve kontrol etmeyi kolaylaştırmaktadır.

Yararlı bulabileceğiniz içerikler;

Akaryakıt Sektöründe e-Fatura Zorunluluğu

e-İrsaliye Kullanmayan Alıcılara e-İrsaliye Düzenlenir mi?

e-İrsaliyede Karekod Zorunluluğu