e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Her şey elektronik ve dijital ortamda gerçekleşirken iş dünyasına dair birçok işlem de dijital platformlar üzerinden gerçekleştirilmektedir. Dijital dönüşüm kapsamında birçok işlem yasalaştırılmış ve zorunlu hale de getirilmiştir. Bu anlamda Gelir İdaresi Başkanlığı, mükelleflere birçok kolaylık sağlamak amacıyla çeşitli dijital platformları hayata geçirmiştir. Bu platformlardan bir tanesi de e-Arşiv Fatura’dır. Blog yazımızda “e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?” sorusuna cevap bulabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, saklanması, sunulması ve raporlanmasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-arşiv uygulaması üzerinden oluşturup müşterinize iletebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Başvuru Süreci Nasıl İlerler?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), mükelleflerin e-arşiv faturaya geçebilmeleri için 3 farklı seçenek sunmaktadır. Buna göre mükellefler;

• Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı özel entegratörler aracılığı ile e-arşiv fatura sistemine geçiş yapabilir.
• İşletmeler, sahip olduğu bilgi işlem sistemine e-arşiv faturayı entegre ederek e-arşiv fatura kullanıcısı olabilir.
• Son olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ücretsiz sunmuş olduğu e-Arşiv Portal üzerinden başvuru yapmak mümkündür.

Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden e-arşiv faturası oluşturmak istiyorsanız ilk adım doğru hesaba sahip olmaktır. GİB e-arşiv portalı üzerinden belge oluşturabilmeniz için öncelikle tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için ise nitelikli elektronik sertifika veya mali mühür sahibi olmanız gerekmektedir. Ardından portaldaki başvuru formunu doldurmanız ve mali mührünüzle onaylamanız gerekir. Başvuru işlemleri onaylandıktan sonra GİB e-arşiv portalına giriş yaparak e-arşiv faturalarınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz.

İşletmenizin bilişim sistemini kendiniz entegre edecekseniz bu durumda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mükellefler için şart koymuş olduğu tüm adımları tamamlamanız gerekmektedir. Her şeyden önce bu entegrasyonu yapabilmeniz için kılavuzda sizden istenen tüm belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığı’na mail olarak veya posta yoluyla göndermeniz gerekmektedir. Başvurunuzun kabul edilebilmesi için öncelikle bilgi işlem sisteminizin yeterli olması gerekmektedir. Bilgi işlem sisteminiz bu yeterliliği sağlıyorsa, e-arşiv uygulamasını kendiniz entegre edebilirsiniz. Bu noktada dikkat etmeniz gereken bazı noktalar mevcuttur;

• BT raporunun hazırlanması
• ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi, ISO 20000 Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesi, ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi veya muadil belgelerinin firma tarafından alınmış olması,
• Bilgi işlem sisteminin gerekli olan yeterliliği karşılaması gerekmektedir.

Tüm bu süreçlerin getirmiş olduğu iş yükünü omuzlarınızdan atmak, daha kolay bir şekilde ve çok daha fazla avantaja sahip olarak e-arşiv sistemini kullanmak için özel entegratörleri tercih edebilirsiniz.

e-Arşiv Faturaya Geçmek için Neden Özel Entegratör Tercih Etmelisiniz?

Özel entegratörler sayesinde e-arşiv fatura sistemine geçişi uçtan uca yönetebilirsiniz. Özel entegratörlerin güçlü teknik altyapıları vardır. Bu sebeple kalite ve güvenlik belgeleri, tüm süreci minimum riskle yönetmenizi sağlar.

Aynı zamanda kanunla ilgili en son gelişmelere sahip oldukları ve mevzuatı bildikleri için sürecin kusursuz ve eksiksiz işlemesini sağlarlar. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın talep ettiği standartlara uygun olarak gerekli tüm düzenlemeleri yaparak entegrasyonu tamamlarlar.

e-Arşiv Faturanın İşletmelere Faydaları

E-Arşiv fatura, Türkiye’de kullanılan bir elektronik fatura türüdür. Geleneksel kağıt faturalara göre birçok avantajı vardır:

Maliyet tasarrufu: e-Arşiv faturalar, işletmelerin kağıt tabanlı faturalama süreçleriyle ilişkili kağıt, baskı, postalama ve depolama gibi giderleri ortadan kaldırarak maliyetleri azaltmakta ve para tasarrufu sağlamaktadır.

Zamandan tasarruf: e-Arşiv fatura, işletmelerin faturalarını elektronik olarak göndermesini ve almasını sağlamaktadır. Bu, manuel işlemlere olan ihtiyacı ortadan kaldırarak fatura süreçleri için gereken süreyi azaltmaktadır. Aynı zamanda e-arşiv, işletmelerin operasyonlarını düzene koymasını ve temel iş faaliyetlerine odaklanmasına olanak tanımaktadır.

Artan verimlilik: e-Arşiv faturalar, işletmelerin faturalama süreçlerini yönetmelerini ve takip etmelerini kolaylaştırmaktadır. E-arşiv faturalarının dijital doğası, faturaların daha hızlı ve daha doğru işlenmesini sağlamaktadır. Böylece kağıt tabanlı sistemlerin neden olduğu hata ve gecikme olasılığını azaltmaktadır.

Daha iyi kayıt tutma: e-Arşiv faturalar, dijital olarak arşivlenmektedir. Böylece, işletmelerin fatura kayıtlarını düzenlemesi ve ihtiyaç duyduğunda istediği faturaya ulaşması kolay bir hale gelmektedir.

Gelişmiş güvenlik: e-Arşiv faturaları elektronik olarak imzalanmaktadır. Böylece faturanın bütünlüğü ve orijinalliği sağlanmaktadır. Bu, ticari işlemlerde daha fazla güvenlik ve güvenilirlik sağlayarak sahtecilik riskini azaltmaktadır.

Çevresel faydalar: E-Arşiv faturalama, kağıt fatura ihtiyacını ortadan kaldırarak fiziksel faturaların yazdırılması ve postalanmasıyla ilişkili kağıt israfını ve karbon ayak izini azaltmaya yardımcı olmaktadır. Bu, sürdürülebilirliği teşvik etmekte ve çevre koruma çabalarını desteklemektedir.