e-Arşiv Fatura Kullanım Yöntemleri Nelerdir?

Türkiye’de e-dönüşüm, 12 yıl önce Gelir İdaresi Başkanlığı’nın işlemlerin daha verimli ve kolay hale gelmesi için e-fatura sistemi ile başlattığı bir dijital dönüşüm projesidir. Belge ile ilgili süreçlerin dijital ortama taşınması, güvenlik ve bilgi güvenliğinin sağlanması, verimliliğin artırılması ve maliyetlerin düşürülmesi hedeflenmiştir. Bu çalışmalar, mükelleflerin fatura, defter, gider pusulası, serbest meslek makbuzu, vergi ödemeleri gibi birçok işlemin internet aracılığı ile yürütülmesini sağlamıştır.

2012 yılında Resmî Gazete’de yayımlanmasıyla birlikte bazı sektörlere ve elde ettikleri yıl ciro büyüklüğüne göre e-faturaya geçiş zorunluluğu getirilmiştir. Günümüzde ise sektöre bakılmaksızın tüm mükelleflerin e-fatura sistemine geçmesi zorunlu hale gelmiştir. e-Fatura uygulamasının ardından e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-defter, e-smm, e-gider pusulası gibi iş süreçlerini kolaylaştıran pek çok dijital dönüşüm sistemi ortaya çıkmıştır. Tüm bu sistemlerin ortak özelliği dijital ortamda hazırlanması ve alıcısına gönderilmesidir. e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye geçişleri de e-fatura sistemine geçiş ile aynıdır. Bu sebeple, bu blogumuz diğer sistemlere geçiş yöntemlerini de kapsamaktadır.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, alıcıya kesilen faturaların dijital ortamda düzenlenmesi ve alıcısına gönderilmesi için kullanılan bir sistemdir. Elektronik faturalar, kâğıt faturaların aksine çok daha hızlı ve verimli olmayı sağlar. GİB’in belirlemiş olduğu standartta hazırlanan e-fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki özelliklere sahiptir.

e-Fatura düzenlenebilmesi için hem faturayı düzenleyenin hem de alıcının e-fatura mükellefi olması gerekmektedir. Alıcının e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda ise e-arşiv fatura düzenlenmektedir.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, e-fatura gibi aynı özelliklere sahiptir. Başka bir ifadeyle, faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir. e-Faturadan tek farkı, e-arşiv faturanın düzenlenebilmesi için alıcının e-fatura mükellefi olmaması veya gerçek kişi olması gerekmektedir.

e-Fatura & e-Arşiv Fatura Entegrasyon Yöntemleri Nelerdir?

Mükelleflerin, e-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçiş yapabilmesi için öncelikle mali mühür sahibi olması gerekmektedir. Mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden alınmaktadır. Eğer şirket şahıs şirketiyse mali mühür yerine e-imza ile geçiş yapmak mümkündür.

Bunlara sahip olduktan sonra mükellefler e-fatura kullanmak için 3 farklı yöntem tercih edebilmektedir. İşletmeler, bu üç seçenekten biriyle ilerleyebilir.

1. Doğrudan Entegrasyon

Mükelleflerin, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısını ve yazılımını kullanarak e-fatura ve e-arşiv fatura süreçlerini yürütme yöntemidir. İşletme kendi mali mührünü kullanmaktadır.

2. Özel Entegrasyon

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylı olan özel entegratörler aracılığı ile e-fatura ve e-arşiv işlemlerini yürütmek mümkündür. Özen entegratörün mali mührü kullanılmaktadır.

3. GİB Portal

GİB’in mükelleflerine ücretsiz olarak sunduğu bu sistem, GİB web adresi üzerinden kullanılmaktadır.

Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegrasyon Arasındaki Fark

Doğrudan Entegrasyon: Donanım ve yazılım maliyeti vardır. İşletmenin mali mühür temin etmesi gerekmektedir. İşletme, TS-ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Belgesi ve TS-ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Belgesi almak zorundadır.

Özel Entegrasyon: Donanım ve yazılım maliyeti yoktur. İşletmenin mali mühür temin etmesi, TS-ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Belgesi ve TS-ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Belgesi almak zorunda değildir. Özel entegrasyon firması bu ihtiyacı karşılamaktadır. Ayrıca, özel entegrasyon firması güncellemeleri takip ederek mükellefleri bilgilendirmektedir.

Özel Entegratör ile GİB Portal Arasındaki Fark

GİB Portal: GİB Portal’ı kullanmak için mali mühür veya e-imza gerekmektedir. Ücretsiz olarak e-fatura mükelleflerine sunulmaktadır. e-Faturaları 6 aya kadar arşivlemektedir.

Özel Entegratör: Mükellefin e-imza veya mali mühre sahip olması gerekmez. Özel entegratörün mali mührü kullanılmaktadır. e-Arşiv faturaları, gönderildikten 7 gün içerisinde iptal etme imkânı vardır. Mükellefler, zamandan bağımsız olarak faturalara kolayca erişip işlemleri hızla ve güvenli bir şekilde tamamlayabilirler. Faturaların 10 yıl boyunca saklanması mümkündür.

Özel Entegratör Avantajları

Özel entegratörler, tüm e–belge süreçlerinizi yönetmek ve sizin adınıza e–belgeleri saklamak için çok sayıda kolay kullanımlı uygulama geliştirmiştir. Böylece, özel entegratörlerin kullanımıyla e–belge süreçlerinizi yönetmek ve sizin adınıza e–belgeleri saklamak için gerekli tüm güvenlik önlemleri almış olursunuz. Bu, süreçlerinizin hızlı ve etkin bir şekilde işlenmesini sağlayacak ve zamandan tasarruf sağlayacaktır. Aynı zamanda özel entegratörler, mükellef yerine tüm gelişmeleri takip ederek mevzuata uyumlu olarak hareket etmektedir.

İlgili İçerik: Adınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturaları Nasıl Görebilirsiniz?