e-Belge Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-Defter gibi e-belgeleri kullanan mükellefler belgelerini elektronik ortamda oluşturdukları için muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini de elektronik ortamda yerine getirmek zorundadır. Bu blog yazısı, e-belgelerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğü hakkında bilgi içermektedir.

e-Fatura’nın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Vergi Usul Kanunu’na göre mükellefler, düzenledikleri veya adlarına düzenlenen faturaları kanunda belirtilen yasal süreler içinde saklamak ve gerektiğinde ibraz etmekle yükümlüdür. E-fatura işlemlerinin mükellef tarafından özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirilmesi saklama ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Başka bir ifadeyle, mükellef ister GİB Portal ister Özel Entegratör aracılığı ile düzenlemiş olsun, mükellefin belgeleri saklama ve ibraz etme sorumluluğu bulunmaktadır.

Mali mühür, e-fatura ve e-arşiv faturanın veri bütünlüğünü ve kaynağının inkâr edilemezliğini garanti altına almaktadır. Elektronik imza veya mali mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolü ancak elektronik ortamda yapılabildiğinden dolayı kâğıda basılarak saklanması mümkün değildir. Bu sebeple mükellefler, düzenlediği e-faturalarını elektronik imza veya mali mührü içerecek şekilde belirtilen süre boyunca dijital ortamda saklaması gerekmektedir. Aynı zamanda mükelleflerin e- faturalarını dijital ortamda ibraz etmesi gerekmektedir.

e-Arşiv Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenen e-arşiv faturaların muhafaza ve ibraz işlemleri mükelleflerin sorumluluğundadır. Kanun kapsamında mükellefin elektronik ortamda oluşturduğu faturanın, alıcısına kâğıt olarak verilen veya elektronik ortamda iletilen şekli e-arşiv faturanın aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen dijital hali ise ikinci nüsha hükmündedir. e-arşiv fatura mükellefleri, elektronik ortamda oluşturduğu faturayı yine elektronik ortamda muhafaza ve ibraz etmekle yükümlüdür.

e-Defter’in Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Mükellefler elektronik defterlerini, istenildiği takdirde ibraz etmek üzere ilgili beratları ile birlikte saklamakla yükümlüdürler. Elektronik defterlerin beratlarının veri bütünlüğü ile kaynağının inkâr edilemezliği güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığından elektronik defterlerin kâğıt olarak saklanması mümkün değildir. Elektronik ortamda defter tutan mükellefler, elektronik ortamda defterlerini ve bunlara ilişkin beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde belirtilen süreler içinde elektronik ortamda eksiksiz ve okunaklı olarak ibraz etmekle yükümlüdürler.

Ayrıca, e-defter ile ilgili yayımlanan son Tebliğ’e göre, e-defter verilerine ait ikincil kopyaların özel entegratörde ayrıca saklanması zorunlu hale getirilmiştir. Aynı zamanda e-defter dosyalarına ilişkin berat dosyalarının ikincil nüshalarının gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde 10 gün süreyle saklanması gerekmektedir.

Özetle, mükellefler e-fatura, e-arşiv fatura ve e-defter gibi e-belgelerini mevzuatta belirlenen koşullarda ve elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.