e-Fatura Sistemini Kullanmak İçin Gereken Adımlar

e-Fatura sistemi, işletmelerin faturalarını elektronik olarak düzenlemeleri ve alıcılarına ulaştırmaları için geliştirilmiş olan yenilikçi bir sistemdir. Kâğıt fatura ihtiyacını ortadan kaldıran bu sistem, fatura ile ilgili operasyonel iş süreçlerini kolaylaştırmaktadır. Bu blog gönderisinde, e-fatura sistemini kullanmak için gerekli olan adımları ve yöntemleri ele alacağız.

e-Fatura Sistemine Kimler Geçebilir?

e-Fatura sisteminin iki farklı kullanıcısı vardır. Bunlardan birincisi zorunluluk kapsamında e-faturaya geçiş yapan mükellefler, ikincisi ise gönüllü olarak e-faturaya geçen mükelleflerdir.

GİB’in son düzenlemesine göre 2022 yılında hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerine geçmesi zorunlu hale getirilmiştir. Ancak ciro limitine bakılmaksızın gönüllü olarak geçiş yapmak da mümkündür.

Neden e-Fatura Kullanmalısınız?

e-Fatura sisteminin avantajlarını bilmeyen ve zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler “neden gönüllü olarak e-faturaya geçmeliyim” diye sorabilmektedir. e-Faturanın getirmiş olduğu en büyük avantaj işletmelerin maliyetlerini düşürmesi ve çalışanların iş yükünün hafiflemesidir. Peki bunu nasıl başarmaktadır?

e-Fatura ile birlikte faturaların düzenlenmesi, alıcısına teslim edilmesi ve arşivlenmesi gibi tüm süreçler dijital ortama taşınmaktadır. Öncelikle faturaların dijital ortamda düzenlenmesi, fatura için gerekli olan kâğıt, baskı makinesi ve kartuş gibi ihtiyaçları ortadan kaldırarak işletmelerin bu giderlerden tasarruf etmesini sağlamaktadır. Aynı zamanda işletmelerin profesyonellik kazanmasına yardımcı olmaktadır.

Faturalar, alıcısına elektronik ortamda gönderildiği için faturanın kaybolması veya geç ulaşması gibi aksaklıklar oluşmaz. Bu, işletmelerin daha hızlı ödeme alarak nakit akışını artırmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda faturaları kargo ile göndermeye gerek kalmadığından dolayı kargo giderlerinden de tasarruf edilmektedir.

Faturalar, dijital ortamda arşivlendiği için arşivlemek için özel bir alan ve yığınlarca dosya ihtiyacı ortadan kalkmaktadır. Aynı zamanda e-fatura sisteminde kullanıcılar geçmiş tarihli faturalarına çok daha kolay ulaşabilmektedir.

Eğer bir işletme olarak daha hızlı ve güvenli faturalama süreci yaratmak, masraflarınızı azaltmak istiyorsanız e-fatura sistemine geçmelisiniz.

e-Fatura Sistemine Geçiş Adımları

Öncelikle, e-faturaya geçmek için gerçek kişilerin e-imza veya mali mühür; tüzel kişi veya adi ortaklıkların ise mali mühür başvurusu yapması gerekmektedir. Bu başvuruların tamamlanmasının ardından geriye hangi yöntem ile e-fatura sistemine dahil olunacağına karar vermek gerekmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı işletmelerin 3 farklı yöntemle sisteme dahil olmalarına izin vermektedir. Bu yöntemler;

• GİB’in kendi platformu olan ve mükelleflerine ücretsiz olarak sunduğu GİB Portal ile başvuru yapılabilmektedir. Eğer bu yöntem ile başvuru olacaksa GİB üzerinden e-Fatura başvurusu yapılmaktadır.
• GİB tarafından onaylanmış olan Özel Entegratör aracılığı ile geçiş yapmak mümkündür. Bu noktada mükellefin dikkat etmesi gereken seçmiş olduğu firmanın GİB tarafından onaylı olmasıdır.
• Son yöntem ise Doğrudan Entegrasyon yöntemidir. Mükellefler, kendilerine ait olan bilgi işlem alt yapısı ve yazılımı kullanarak e-fatura sistemine geçebilmektedir.