e-Fatura Temel Kavramları Nelerdir?

e-Fatura mükelleflerinin elektronik fatura süreçlerini yürütürken karşılaşabileceği temel kavramları bulunmaktadır. Bu kavramlar;

• Şematron Kontrolü
• Zarf
• Uygulama Yanıtı
• Sistem Yanıtı
• Durum Kodu
• Etiket Bilgisi olarak karşımıza çıkmaktadır.

Blog yazımızda, bahsi geçen temel kavramlara ilişkin bilgiler yer almaktadır.

e-Fatura Temel Kavramları Nelerdir?

e-Faturada Şematron Kontrolü Nedir?

Şematron kontrolü, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ve faturada yer alması zorunlu olan alanların, şemaya (e-Fatura UBL-TR standardına) uygun olup olmadığının kontrol edilmesi işlemidir. Schematron (Şematron) kontrolünün amacı, e-fatura sistemini kullanan işletmeler için ortak bir bilgi standardı uygulamaktır. İşletmelerin, alıcıya iletmek için hazırladıkları e-fatura belgeleri, eğer şematron standardına uygun değilse bu belgeleri gönderimi gerçekleşmemektedir.

e-Faturada Zarf Nedir?

e-Faturada zarf, bir grup e-faturanın bir araya getirilmesi ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na tek bir belge içerisinde gönderilmesidir. Bir zarf, alıcısı aynı olduğu takdirde tek veya birden fazla e-fatura içerebilir. Böylece, e-faturaların GİB’e gönderilmesi tek tek değil, zarf bazında toplu olarak gerçekleştirilmektedir. Ancak, bir zarfın hata alması durumunda içerisinde bulunan tüm e-faturalar hatalı kabul edilmektedir.

e-Faturada Uygulama Yanıtı Nedir?

Matbu faturalarda olduğu gibi e-fatura sisteminde de temel ve ticari olmak üzere 2 adet senaryo kullanılmaktadır. Ticari fatura senaryosuna göre kesilmiş olan faturalara, alıcısı tarafından kabul veya red yanıtı verilebilir. Bu noktada uygulama yanıtı, alıcının fatura için kabul veya red işlemini gerçekleştirme işlemidir.

Ek olarak, uygulama yanıtı vermenin süresi 8 gündür. Bu sebeple, gönderici fatura yollandıktan 8 gün sonra gelen uygulama yanıtlarını kabul etmemelidir.

e-Faturada Sistem Yanıtı Nedir?

Gönderilen belgelerin ilgili sistem tarafından başarılı veya başarısız olarak işlendiğini gösteren belgedir. Bu belge GİB Portal, Özel Entegratör gibi sistemler arasında gönderilmekte ve alınmaktadır.

e-Faturada Durum Kodu Nedir?

Durum kodu, e-fatura sistemindeki bir zarfın mevcut durumunu açıklayan bir dizi sayıdır. Başka bir ifadeyle, Durum kodları, e-fatura sistemindeki bir zarfın mevcut durumunun bir göstergesidir.  Her kod, kullanıcıların e-faturanın durumu ile ilgili neler olduğunu anlamasını ve ardından bu numaralara göre işlem yapmasını kolaylaştırmaktadır.

Örneğin, başarılı bir zarfın özel durum kodu “1300 BAŞARILI” olmalıdır. Aksi durumlar için tanımlanan kodlara göre ilgili işlemleri takip edin.

Durum kodları ile ilgili daha fazla bilgi için “e-Faturada Durum Kodları Nelerdir?” adlı blog yazımızı okuyabilirsiniz.

e-Faturada Etiket Bilgisi Nedir?

Etiket bilgisi, her e-Fatura mükellefinin belirlemesi gereken bilgilerdir. Bu bilgi, bir kullanıcının vergi numarası ile birlikte elektronik adresini tanımlar. 2 etiket bilgisi vardır: Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birimi Etiketi. Bu iki etiketin birbirinden farklı olması gerekmektedir. Göndericinin vergi numarası ve gönderici etiket bilgileri üzerinden alıcının vergi numarası ve posta kutusu etiket bilgilerine e-fatura zarfı gönderilir. Bu etiket adres olarak kullanıldığı için fatura gönderecek kurumların faturalarının ulaşması için bunu bilmesi gerekmektedir.