e-Faturada Durum Kodları Nelerdir? Ne Anlama Gelir?

E-Fatura durum kodları, e-Fatura sistemi tarafından belirli bir faturanın işlenmesinin sonuçlarını iletmek için kullanılır. E-fatura, şirketlerin ve yetkililerin, faturalar ve destekleyici veriler de dahil olmak üzere elektronik belgeleri bir ağlar aracılığıyla değiş tokuş etmelerini sağlayan bir süreç olarak tanımlanabilir. Bu blog yazısı, e-faturada durum kodları nelerdir sorusunu ayrıntılı olarak açıklamayı ve bunları anlamanıza yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

e-Fatura Nedir?

e-fatura, dijitalleşmenin etkisiyle ortaya çıkan ve faturaların elektronik ortamda hazırlanmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan bir e-dönüşüm sistemidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından, işletmelerin operasyonel süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla oluşturulmuştur.

e-Faturada Durum Kodları Ne Anlama Gelir?

• 1000 – Zarf Kuyruğa Eklendi

Gönderici, FATURA belgesini içeren zarfı oluşturur ve Merkez Birimine gönderir. Bu zarf Merkezi Ünitede sıraya alınır. Bu durum, zarfın sıraya eklendiğini göstermektedir. Bundan sonraki süreçte, durum kodunun güncellenmesini beklemek gerekir.

• 1100 – Zarf İşleniyor

Bu durum, sırası gelen zarfın işleme alındığını göstermektedir. Zarf, bazı işlemlerden geçer ve bu durumda bir hata oluştuğu takdirde zarfın durum kodu, ilgili durum kodu ile güncellenir.

İşlem sırasında gerçekleşen hataları ifade eden durum kodları 1100 ile 1200 arasındaki kodlardır. Bu aralıktaki kodların hepsi, zarf ile ilgili bir sorun olduğunu gösterir.

1100 durumunda herhangi bir hata olduysa, zarfın durumu sistem yanıtıyla Gönderici Birim’e gönderilir. Eğer zarf işlenmiş kontrol edilmiş ve merkezi sistemde herhangi bir hata ile karşılaşılmamışsa zarf başarı ile işlenmiş olmaktadır.

• 1110 – ZIP Dosyası Değil

Göndereceğiniz zarfın formatı “.zip” şeklinde olmalıdır. 1110 hata kodunu alırsanız faturayı yeniden göndermeniz gerekir.

• 1111 – Zarf ID Uzunluğu Geçersiz

Zarf kimlik numarası 32 karakterden farklıysa 1111 durum kodu alınır.

• 1120 – Zarf Arşivden Kopyalanamadı

Zarf arşivden kopyalanamadığı zaman bu durum oluşur. Bu sebeple, fatura yeniden gönderilmelidir.

• 1130 – ZIP Açılamadı

Bu durum kodu, zarfın okunamadığını ifade etmektedir.

• 1131 – ZIP Bir Dosya İçermeli

1131 durum kodu, zarfın içerisinde bir dosya bulanamadığını ifade eder.

• 1132 – XML Dosyası Değil

Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine gönderilen zarfların xml formatında olması gerekmektedir. Aksi takdirde, zarf kabul edilmemektedir.

• 1133 – Zarf XML Dosyası ve ID Numarası Aynı Olmalı

Bu hata, Zarf Kimliği ve XML Kimliği aynı karakterleri içermediğinde alınır.

• 1140 – Doküman Ayrıştırılamadı

1140 hata kodu, zarftaki fatura doğru şekilde çıkarılamadığında alınır.

• 1141 – Zarf ID Yok Hatası

Zarf ID bölümü boş bırakıldıysa bu hata oluşmaktadır. Alanı doldurarak faturanın yeniden gönderilmesi gerekmektedir.

• 1143 – Geçersiz Versiyon

Zarfın geçersiz olduğunu gösteren bir başka hata kodudur. Bu durumda fatura yeniden gönderilmelidir.

• 1150 – Schematron Kontrol Sonucu Hatalı

Fatura üzerinde bulunan bilgiler GİB standartlarına uygun olmadığında bu hata oluşmaktadır. Fatura yeniden düzenlenip gönderilmelidir.

• 1160 – XML Şema Kontrolünden Geçemedi

Bu hata kodu, oluşturulan XML formatının geçersiz olduğu durumlarda oluşmaktadır.

• 1161 – İmza Sahibine Ait TCKN veya VKN Alınamadı

Bu hata oluştuğunda faturanın yeniden gönderilmesi gerekir.

• 1162 – İmza Kaydedilemedi

Faturayı göndermeden önce mutlaka imza kontrollerinin yapılması gerekmektedir. Aksi durumda, 1162 hata kodu oluşmaktadır.

• 1163 – Gönderilen Zarf Sistemde Kayıtlı Bir Faturayı İçermektedir

Merkezi birim zarfı posta kutusuna gönderir. İletim başarılı olursa, ilk olarak merkezdeki zarfın durum kodu, posta kutusundan sistem yanıtı alınana kadar 1220 durum kodu olacaktır. Bu durum kodunda bulunan herhangi birinin yeni bir zarf ile yeniden gönderilmesi durumunda, yeni gönderilen zarfa sistem yanıtını 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEM ÖNÜNDE MUHAFAZA EDİLEN BİR FATURA İÇERİR” durum kodu ile alacaktır.

• 1170 – Yetki Kontrol Edilemedi

Bu hata meydana geldiğinde faturanın yeniden gönderilmesi gerekmektedir.

• 1171 – Gönderici Birim Yetkisi Yok

Gönderici birim etiketinde GB tanımlanmalıdır. PK olarak tanımlandığı durumlarda bu hata kodu alınmaktadır. Bu kod, faturaların yeniden gönderilmesi gerektiğini belirtir.

• 1172 – Posta Kutusu Yetkisi Yok

Posta kutusu etiketinde PK tanımlanmalıdır. PK yerine GB tanımlandığında bu hatayı vermektedir.

• 1175 – İmza Yetkisi Kontrol Edilemedi

Müşterinin ekstra kontrol talep ettiği durumlarda bu hata oluşmaktadır.

• 1176 – İmza Sahibi Yetkisiz

Bu hata oluştuğunda yetkili bir imza sahibinin imzası ile fatura yeniden gönderilmelidir.

• 1177 – Geçersiz İmza

İmza doğrulamanın geçersiz olduğu durumlarda bu hata alınmaktadır. Faturaları göndermeden önce imza doğrulama kontrolü yapılarak bu hataların önüne geçmek mümkündür.

• 1180 – Adres Kontrol Edilemedi

Bu hata kodu alındığında fatura yeniden gönderilmelidir.

• 1181 – Adres Bulunamadı

Alıcının etiket bilgisi, TCKN veya VKN’si değiştiğinde bu hata oluşmaktadır. Alıcı ile yeniden iletişime geçerek doğru adresi almalı ve fatura yeniden gönderilmelidir.

• 1182 – Kullanıcı Eklenemedi

Kullanıcıyı ekleyemediğiniz bu hata kodunda faturanın yeniden gönderilmesi gerekmektedir.

• 1183 – Kullanıcı Silinemedi

• 1190 – Sistem Yanıtı Hazırlanamadı

• 1195 – Sistem Hatası

Oluşan son üç hatada da fatura yeniden gönderilmelidir.

• 1200 – Zarf Başarıyla İşlendi

Bu kod gönderilen zarfın işlendiğini, kontrollerden geçtiğini ve bir hata alınmadığını ifade etmektedir.

• 1210 – Doküman Bulunan Adrese Gönderilemedi

Bu kod, zarfın alıcıya gönderilirken bir hata meydana geldiğini ve gönderimin başarısız olduğunu göstermektedir. Merkez birim, bahse konu olan zarfı daha sonra 4 kere daha göndermeyi dener.

• 1215 – Doküman Gönderimi Başarısız

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zarfların 4 kere daha gönderilmesinin ardından zarf alıcına iletilmediyse bu kod oluşmaktadır. Gönderici, faturayı alıcısına yeniden göndermelidir.

• 1220 – Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi

Bu durum kodu, zarfın başarılı bir şekilde alıcısına iletildiğini ancak geri yanıt gelmediği durumlarda oluşmaktadır.

• 1230 – Hedeften Sistem Yanıtı Başarısız Olarak Geldi

1230 hata durumunda fatura yeniden gönderilmelidir.

• 1300 – Başarıyla Tamamlandı

e-Fatura gönderme sürecinin başarılı bir şekilde tamamlandığını göstermektedir.