GİB Portaldan e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Günümüzün dijital çağında, işletmeler sürekli olarak operasyonlarını düzene sokmanın ve verimliliği artırmanın yollarını arıyor. Önemli ilerlemelerin kaydedildiği alanlardan biri de faturalama alanıdır. Geleneksel kağıt faturaların yerini artık e-fatura ve e-arşiv fatura gibi elektronik yöntemler alıyor. Bu kapsamlı kılavuzda, işletmelere bu daha verimli faturalama yöntemine geçiş yapmaları için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlayarak e-arşiv faturalarını GİB Portal üzerinden nasıl keseceğini anlatacağız.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura kesme sürecine geçmeden önce bunların ne olduğunu ve neden giderek daha fazla kullanıldığını anlamak önemlidir.

e-Arşiv fatura, işletmeler arasındaki veya işletme ile müşteri arasındaki ticari işlemleri belgelemek ve doğrulamak için kullanılan dijital faturalardır. Bu faturalar elektronik ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır. e-Arşiv fatura, kağıt tabanlı faturalandırma ihtiyacını ortadan kaldırarak fatura sürecini hızlandırır. Böylece işletmelerin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlar ve çalışanların daha yüksek performans göstermesine yardımcı olur.

e-Arşiv Fatura Kesmenin Faydaları

Faturaları, e-arşiv olarak kesmenin birkaç önemli faydası vardır:

Maliyet Tasarrufu: İşletmeler, e-arşiv fatura sayesinde kağıt, baskı ve posta ücreti ihtiyacını ortadan kaldırarak fatura maliyetlerini önemli ölçüde azaltma imkanı elde eder. Ayrıca, arşivleme süreci dijital ortamda gerçekleşeceği için depolama alanına olan ihtiyaç azalır ve faturaların kaybolmasını önler.

Verimlilik: E-arşiv faturanın elektronik olarak oluşturulabilmesi, gönderilebilmesi ve alınabilmesi, manuel faturalama süreçleri için gereken zaman ve çabayı azaltır. Bu, işletmelerin operasyonlarını düzene koymalarına ve kaynakları daha etkin bir şekilde tahsis etmelerine olanak tanır.

Doğruluk: Dijital ortamda düzenlenen e-arşiv faturanın veri girişinde insan kaynaklı hata riski minimum seviyeye iner. Bu, faturaların doğruluğunun artmasını sağlar ve tutarsızlık olasılığını azaltır.

Çevresel Sürdürülebilirlik: E-arşiv fatura, kağıda olan ihtiyacı azaltarak daha sürdürülebilir bir iş ortamına katkıda bulunur. Bu, kağıt israfını azaltmaya ve işletmelerin karbon ayak izini en aza indirmeye yönelik artan küresel eğilimle uyumludur.

e-Arşiv Faturanın Yasal Yükümlülüğü

Yasalara uyum sağlamak ve olası yasal sorunlardan kaçınmak için e-arşiv fatura ile ilgili düzenlemeleri bilmek gerekir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), belirli işletmelere e-arşiv fatura kullanımını zorunlu kılan bazı düzenlemeler getirmiştir. Bu düzenlemeler, işletmelerin vergi mükelleflerine veya vergi mükellefi olmayanlara yaptıkları satışların toplam tutarı belirli bir sınırı aştığında e-arşiv fatura düzenlemesini şart koşmaktadır. Düzenlemeye göre;

• Bir işletmenin, vergi mükellefi olan işletmelere yaptığı satış 2023 yılı için 4.400 Türk Lirasını aşıyorsa, zorunlu olarak e-arşiv fatura kesmesi gerekir.
• İşletmenin vergi mükellefi olmayan birine, bir gün içinde KDV dahil 5.000 TL ve üzeri fatura kesiyorsa bu faturanın e-arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Mükellefler, ücretsiz e-arşiv fatura kesmek için GİB Portal’ı kullanırken Gelir İdaresi Başkanlığı’nın zorunlu prosedürlerini takip etmek zorundadır. Bu prosedürleri tamamladıktan sonra, alınan çıktı ile ilgili yerlere e-arşiv faturasını iletebilirsiniz. Şimdi e-arşiv fatura kesme sürecini adım adım inceleyelim:

• E-arşiv fatura kesmek isteyen kullanıcıların öncelikle GİB Portal’da test portalına giriş yapması gerekir.
• Kullanıcılar bu portal üzerinden mevcut test hesaplarını oluştururlar ve test aşamasının belirtilen adımlarını takip ederek sisteme giriş yaparlar.
• Sisteme giriş yaptıktan sonra, kullanıcıların sayfanın sol üst köşesinde yer alan modül seç sekmesi üzerinden “e-arşiv portal” seçeneğini seçmesi gerekir.
• Kullanıcı, bu aşamadan sonra sayfanın yan tarafında bulunan menüleri kullanarak gerekli faturalarını girebilir.

E-arşiv fatura oluşturulduktan sonra müşterilere gönderilmeleri gerekir. Bu, elektronik olarak e-posta yoluyla veya müşterilere faturalarını görüntüleyebilecekleri ve indirebilecekleri güvenli bir çevrimiçi portala erişim sağlayarak yapılabilir.

e-Arşiv Faturaların Görüntülenmesi

Gri Portal, işletmelerin GİB e-Arşiv portalı ve İVD’deki e-arşiv faturalarını tek bir platform üzerinden takip etmelerini, PDF olarak görüntülemelerini ve arşivlemelerini sağlayan bir çözümdür.