e-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 2022 yılında e-arşiv faturanın ciro limitleri aşağı çekilmiştir. Yeni tebliğe göre, e-arşiv faturaya geçme zorunluluğu aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen toplam fatura tutarı 5.000 TL, vergi mükellefi olanlar için ise 2.000 TL olarak belirlenmiştir. Yeni alınan kararla birlikte e-arşiv fatura sistemine geçme yükümlülüğü bulunan işletmelerin sayısı artmış ve e-arşiv faturayla ilgili detayları merak eden büyük bir kesim oluşmuştur. Blog yazı içeriğimizde en çok merak edilen konulardan biri olan “e-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu ’nu ele aldık. “Bu faturalar kaç yıl süre ile saklanmalı? Nasıl saklanmalı?” gibi birçok sorunun cevabını bir araya getirdik.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan tüzel veya gerçek kişilere fatura kesilmesinin, gönderilmesinin ve saklanmasının dijital platformda yürütüldüğü bir fatura türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından standartları belirlenen ve hukuki geçerliliği olan e-arşiv faturanın elektronik olarak düzenlenmesi, dijital ortamda saklanması ve gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesi zorunludur.

e-Arşiv Fatura Saklamak Zorunlu mu?

VUK’un 433 Sayılı Genel Tebliği’nde kanuna uygun olarak düzenlenmesi, saklanması ve kâğıt ortamında sunulması zorunlu olan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesini sağlayan e-Arşiv uygulamasının usul ve esasları, ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafazası ve ibraz edilmesi hususları açıklanmıştır.

e-Arşiv faturalar iki nüsha şeklinde oluşturulmaktadır. Yayınlanan tebliğe göre, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen faturanın aslı, ilk nüshadır. İkinci nüsha ise, e-arşiv faturayı düzenleyen kişide kalan ve elektronik ortamda muhafaza edilen halidir.

e-Arşiv fatura, alıcısına kâğıt olarak verilecek ise kaşe-imza yapılması zorunludur. Aynı zamanda faturayı düzenleyen taraf, e-arşiv faturayı dijital olarak saklamak zorundadır. Başka bir ifadeyle, e-arşiv fatura düzenleyen mükellefler, dijital ortamda oluşturdukları faturayı yine dijital ortamda saklamakla yükümlüdür.

Ayrıca e-arşiv fatura mükellefleri aşağıdaki noktalara da dikkat etmelidir;

• e-Arşiv fatura mükellefleri, oluşturduğu e-arşiv faturalarını ikinci nüsha olarak dijital ortamda saklama ve gerektiği takdirde ibraz etme yükümlülüğü bulunmaktadır.
• e-Arşiv sistemini, kendi sistemlerine entegre ederek kullanan mükelleflerin, ikinci nüsha e-arşiv faturalarını mali mühür veya Nitelikli Elektronik Sertifika ile onaylayarak saklamaları gerekmektedir.
• Özel entegratör aracılığı ile e-arşiv sistemini kullanan mükellefler, ikinci nüsha e-arşiv faturalarını mali mühür, Nitelikli Elektronik Sertifika veya özel entegratöre ait mali mühür ile onaylayarak saklamaları gerekmektedir.
• Mükelleflerin muhafaza ettiği ikinci nüsha e-arşiv faturalar, alıcısına gönderilen ilk nüsha ile aynı içerikte ve görüntüde basılabilecek bir şekilde muhafaza edilmelidir.

e-Arşiv Faturalar Kaç Yıl Saklanmalı?

Vergi Usul Kanunu’nun 509 Sayılı Tebliğ’inde e-arşiv faturaların saklanma süresi belirlenmiştir. Kanuna göre, e-arşiv fatura kullanıcıları, elektronik olarak oluşturdukları faturaları 5 yıl boyunca dijital olarak saklamak zorundadır.

e-Arşiv Fatura Çözümümüzün Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv Fatura Çözümü, yazılım geliştirme ve Fintech alanlarında hizmet veren MDP Group tarafından geliştirilmiş bir çözümdür.

• Operasyonel iş yükünü ve maliyetleri azaltır.
• Gönderilen e-arşiv faturaların takibini kolaylaştırır.
• 5 ya da 10 yıl boyunca güvenli arşivleme imkânı sunar.
• Gönderilen bir e-arşiv faturayı iptal etme imkânı vardır.
• Fatura süreçleri hızlı bir şekilde yürütülür.
• Dönem kapanışı kolay bir şekilde yapılır.