Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan son güncellemelerde e-arşiv zorunluluğu şartları değiştirilmiştir. Buna göre, aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayan taraflara düzenlenen faturaların toplam tutarının 5.000 TL’yi geçmesi durumunda e-arşiv fatura zorunluluğu bulunmaktadır. e-Belge uygulamalarına geçme zorunluluğu bulunmayan vergi mükellefleri için belirlenen sınır ise 2.000 TL olarak belirlenmiştir.

e-Fatura sistemine geçmiş mükelleflerin, e-faturaya geçmemiş mükelleflerden mail yolu ile aldığı 2.000 tl ve üzeri e-arşiv faturaları sisteme aktarırken yaşadıkları zorlukları gidermek ve e-arşiv fatura takibi süreçlerindeki iş yükünü hafifletmek amacıyla geliştirilmiş bir çözümdür. Gelen e-arşiv faturaların SAP sistemine otomatik olarak aktarılmasını ve tek platform üzerinden takip edilmesini sağlamaktadır.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü Neden Gereklidir?

İşletmelerin, iş süreçlerini dijital ortamda belgeleme ve elektronik ortama aktarmalarını sağlayan e-dönüşüm uygulamaları birkaç yıl önce zorunluluk kapsamında ortaya çıksa da günümüzde bu uygulamalar iş süreçlerini kolaylaştıran birer ihtiyaç haline gelmiştir. Türkiye’de bu uygulamalar arasında yaygın olarak kullanılanlardan bir tanesi e-arşiv uygulamasıdır.

Bu sistemler, muhasebe departmanı çalışanlarının iş yükünü büyük ölçüde hafifletmektedir. Ancak, e-fatura mükellefi olan bir işletme, e-fatura mükellefi olmayan iş ortaklarından mail yoluyla çok sayıda e-arşiv faturası aldığı için bir noktada çalışanlara ekstra bir iş yükü oluşturmaktadır. Bunun sebebi, mail yoluyla gönderilen e-arşiv faturaların GİB Portal tarafından sisteme otomatik olarak aktarılmamasıdır. Çalışanların, posta kutusuna gelen mailler arasından e-arşiv fatura ile ilgili olan mailleri tespit etmesi, dosyayı indirmesi ve sisteme manuel olması girmesi gerekmektedir.

e-Fatura sistemine geçmemiş tedarikçilerle çalışan işletmelerin gün içerisinde yüzlerce e-arşiv faturası aldığı düşünüldüğünde, e-arşiv faturaları manuel olarak sisteme girmek hem zaman kaybına hem de bilgilerin hatalı girilmesine sebep olabilir. Ayrıca e-arşiv faturalarla ilgili yürütülen süreç bu kadarla sınırlı değildir. e-Arşiv faturaların arşivlenmesi, raporlanması, incelenmesi gibi yapılması gereken birçok işlem, operasyonel iş yükünü artırarak süreci uzatmaktadır.

Çoğu işletme e-arşiv faturalarını takip etme konusunda zorlanmakta ve süreci kolaylaştıracak bir çözüm aramaktadır. MDP Group tarafından geliştirilen Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü, şirketlerin e-arşiv faturaların tek bir platform üzerinden görüntülenmesini ve takip edilmesini sağlayan bir sistemdir.

Gri Portal İşletmelere Ne Sağlar?

Gelen e-Arşiv Çözümü olan Gri Portal, kullanıcıların posta kutusunu 15 dakikada bir kontrol ederek mail yolu ile gelen e-arşiv faturaları tespit eder. Tespit ettiği e-arşiv faturaları firmalara göre ayırarak SAP sisteminde ilgili carilere otomatik olarak aktarır. Böylece, finans çalışanlarının gelen onca mail arasında e-arşiv faturaları ayırması ve sisteme aktarması ile ilgili süreçler ortadan kalkar. E-arşiv faturalar otomatik aktarılacağı için faturaların gözden kaçma ihtimalinin ve bilgiler girilirken oluşabilecek insan kaynaklı hataların önüne geçer.

Ayrıca, SAP sistemlerine aktarılan e-arşiv faturalar düzenli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın İnteraktif Vergi Dairesi sistemindeki e-arşiv fatura bilgileriyle karşılaştırılır. Herhangi bir tutarsızlık tespit edilmesi halinde, sistem ilgili mükellefe bir mail iletir.

Çözümün tüm bu özellikleri göz önünde bulundurulduğunda finans departmanlara getirdiği birçok avantajları vardır.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü’nün Avantajları

• Detaylı raporlama özelliği ile gelen e-arşiv faturaların günlük, haftalık ve aylık olarak filtrelenmesini sağlar.
• Faturaların tek platform üzerinden görüntülenmesini, takip edilmesini ve kolay erişilmesini sağlar.
• Faturaları XTML, XML veya PDF formatlarında saklama imkânı sunar.
• Sistemdeki bilgilerin doğruluğunu düzenli olarak kontrol eder.