Gelen e-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümü Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan son güncellemelerde e-arşiv zorunluluğu şartları değiştirilmiştir. e-Arşiv fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ve vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yapılan satışlarda, vergiler dahil tutarın 5 Bin TL’yi aşması durumunda, faturaların kağıt yerine e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. Vergi mükelleflerine düzenlenen satışlarda ise bu tutar 4.400 TL’yi aşması halinde e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Fatura sistemine geçmiş mükelleflerin, e-faturaya geçmemiş mükelleflerden mail yolu ile aldığı e-arşiv faturaları sisteme aktarırken yaşadıkları zorlukları gidermek ve e-arşiv fatura takibi süreçlerindeki iş yükünü hafifletmek amacıyla geliştirilmiş bir çözümdür. Gelen e-arşiv faturaların SAP sistemine otomatik olarak aktarılmasını ve tek platform üzerinden takip edilmesini sağlamaktadır.

e-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümü Neden Gereklidir?

İşletmelerin, iş süreçlerini dijital ortamda belgeleme ve elektronik ortama aktarmalarını sağlayan e-dönüşüm uygulamaları birkaç yıl önce zorunluluk kapsamında ortaya çıksa da günümüzde bu uygulamalar iş süreçlerini kolaylaştıran birer ihtiyaç haline gelmiştir. Türkiye’de bu uygulamalar arasında yaygın olarak kullanılanlardan bir tanesi e-arşiv uygulamasıdır.

Bu sistemler, muhasebe departmanı çalışanlarının iş yükünü büyük ölçüde hafifletmektedir. Ancak, e-fatura mükellefi olan bir işletme, e-fatura mükellefi olmayan iş ortaklarından mail yoluyla çok sayıda e-arşiv faturası aldığı için bir noktada çalışanlara ekstra bir iş yükü oluşturmaktadır. Bunun sebebi, mail yoluyla gönderilen e-arşiv faturaların GİB Portal tarafından sisteme otomatik olarak aktarılmamasıdır. Çalışanların, posta kutusuna gelen mailler arasından e-arşiv fatura ile ilgili olan mailleri tespit etmesi, dosyayı indirmesi ve sisteme manuel olması girmesi gerekmektedir.

e-Fatura sistemine geçmemiş tedarikçilerle çalışan işletmelerin gün içerisinde yüzlerce e-arşiv faturası aldığı düşünüldüğünde, e-arşiv faturaları manuel olarak sisteme girmek hem zaman kaybına hem de bilgilerin hatalı girilmesine sebep olabilir. Ayrıca e-arşiv faturalarla ilgili yürütülen süreç bu kadarla sınırlı değildir. e-Arşiv faturaların arşivlenmesi, raporlanması, incelenmesi gibi yapılması gereken birçok işlem, operasyonel iş yükünü artırarak süreci uzatmaktadır.

Çoğu işletme e-arşiv faturalarını takip etme konusunda zorlanmakta ve süreci kolaylaştıracak bir çözüm aramaktadır. MDP Group tarafından geliştirilen Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü, şirketlerin e-arşiv faturaların tek bir platform üzerinden görüntülenmesini ve takip edilmesini sağlayan bir sistemdir.

SAP Kullanıcıları Gelen e-Arşiv Faturaları PDF Olarak Nasıl Görüntüleyebilir?

Gri Portal, SAP kullanıcıları tarafından e-Arşiv faturalarının hem web platformunda hem de SAP uygulamasında görüntülenebildiği bir uygulamadır. SAP Kullanıcıları için iki farklı şekilde çalışmaktadır.

• e-Arşiv Faturaların Otomatik Görüntülenmesi

SAP kullanıcıları, e-Arşiv faturası kesen mükelleflerin geçmiş ve gelecek tüm e-Arşiv faturalarını mükelleflerin kullanımına ücretsiz olarak sunulan Gri Portal bulut (web) uygulaması üzerinden otomatik olarak alabilmektedir.

• e-Arşiv Faturaların e-Posta ile Toplanması & Görüntülenmesi

E-Arşiv faturalarını elektronik posta yoluyla toplayan işletmeler, bu faturaları Gri Portal’e otomatik olarak aktarılmasını sağlama imkanına sahiptir. Gri Portal’e aktarılan faturaları, GİB’den alınan verilerle eşleştirilmektedir. Bu şekilde kullanıcılar, e-Arşiv faturalarını SAP içerisinde PDF formatında görüntüleyebilmektedir.

İki farklı kullanımda da SAP kullanıcıları, e-arşiv faturalarını Gri Portal üzerinden PDF olarak görüntüleyebilmekte, ihtiyacı olan e-arşiv faturasına filtreleme özelliği ile ay, gün yıl bazında ulaşabilmektedir.

e-Arşiv Fatura Görüntüleme Nasıl Çalışır?

• e-Arşiv Fatura Görüntüleme platformuna ulaşmanın ilk adımı İnteraktif Vergi Dairesi’ne kayıt olmaktır. Sonrasında İVD bilgileriniz ile birlikte Gri Portal’e giriş yapabilirsiniz.
• e-Arşiv Fatura Görüntüleme kayıt aşamasında kurulum işlemlerini tamamlayarak GİB ve İVD senkronizasyonlarınızı tamamlamalısınız.
• Kurulum ve senkronizasyon işlemlerinin ardından “Tüm Faturalarım” alanından adınıza kesilen GİB e-Arşiv Portal ve İVD üzerindeki e-arşiv faturalarınızın listesine ulaşabilirsiniz.
• E-arşiv fatura düzenleyicisi ve alıcısı eğer e-Arşiv Fatura Görüntüleme (Gri Portal) kullanıcısı ise belgeler Gri Portal içerisinde otomatik olarak alıcılarına iletilmektedir. Bu, e-arşiv fatura süreçlerinin tamamen otomatikleştirilmesini sağlamaktadır. Bu, kullanıcıların iş ortaklarını da e-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümünü kullanmaya davet etmeleri durumunda her iki tarafında birçok avantaj sağlayacağı anlamına gelmektedir.

e-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümünün Avantajları

• Detaylı raporlama özelliği ile gelen e-arşiv faturaların günlük, haftalık ve aylık olarak filtrelenmesini sağlar.
• Faturaların tek platform üzerinden görüntülenmesini, takip edilmesini ve kolay erişilmesini sağlar.
• Faturaları XML veya PDF formatlarında saklama imkânı sunar.
• Sistemdeki bilgilerin doğruluğunu düzenli olarak kontrol eder.