Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan son güncellemelerde e-arşiv zorunluluğu şartları değiştirilmiştir. Buna göre, aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayan taraflara düzenlenen faturaların toplam tutarının 5.000 TL’yi geçmesi durumunda e-arşiv fatura zorunluluğu bulunmaktadır. e-Belge uygulamalarına geçme zorunluluğu bulunmayan vergi mükellefleri için belirlenen sınır ise 2.000 TL olarak belirlenmiştir.
e-Fatura sistemine geçmiş mükelleflerin, e-faturaya geçmemiş mükelleflerden mail yolu ile aldığı 2.000 tl ve üzeri e-arşiv faturaları sisteme aktarırken yaşadıkları zorlukları gidermek ve e-arşiv fatura takibi süreçlerindeki iş yükünü hafifletmek amacıyla geliştirilmiş bir çözümdür. Gelen e-arşiv faturaların SAP sistemine otomatik olarak aktarılmasını ve tek platform üzerinden takip edilmesini sağlamaktadır.
İşletmelerin, iş süreçlerini dijital ortamda belgeleme ve elektronik ortama aktarmalarını sağlayan e-dönüşüm uygulamaları birkaç yıl önce zorunluluk kapsamında ortaya çıksa da günümüzde bu uygulamalar iş süreçlerini kolaylaştıran birer ihtiyaç haline gelmiştir. Türkiye’de bu uygulamalar arasında yaygın olarak kullanılanlardan bir tanesi e-arşiv uygulamasıdır.
Bu sistemler, muhasebe departmanı çalışanlarının iş yükünü büyük ölçüde hafifletmektedir. Ancak, e-fatura mükellefi olan bir işletme, e-fatura mükellefi olmayan iş ortaklarından mail yoluyla çok sayıda e-arşiv faturası aldığı için bir noktada çalışanlara ekstra bir iş yükü oluşturmaktadır. Bunun sebebi, mail yoluyla gönderilen e-arşiv faturaların GİB Portal tarafından sisteme otomatik olarak aktarılmamasıdır. Çalışanların, posta kutusuna gelen mailler arasından e-arşiv fatura ile ilgili olan mailleri tespit etmesi, dosyayı indirmesi ve sisteme manuel olması girmesi gerekmektedir.
e-Fatura sistemine geçmemiş tedarikçilerle çalışan işletmelerin gün içerisinde yüzlerce e-arşiv faturası aldığı düşünüldüğünde, e-arşiv faturaları manuel olarak sisteme girmek hem zaman kaybına hem de bilgilerin hatalı girilmesine sebep olabilir. Ayrıca e-arşiv faturalarla ilgili yürütülen süreç bu kadarla sınırlı değildir. e-Arşiv faturaların arşivlenmesi, raporlanması, incelenmesi gibi yapılması gereken birçok işlem, operasyonel iş yükünü artırarak süreci uzatmaktadır.
Çoğu işletme e-arşiv faturalarını takip etme konusunda zorlanmakta ve süreci kolaylaştıracak bir çözüm aramaktadır. MDP Group tarafından geliştirilen Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü, şirketlerin e-arşiv faturaların tek bir platform üzerinden görüntülenmesini ve takip edilmesini sağlayan bir sistemdir.
Gelen e-Arşiv Çözümü olan Gri Portal, kullanıcıların posta kutusunu 15 dakikada bir kontrol ederek mail yolu ile gelen e-arşiv faturaları tespit eder. Tespit ettiği e-arşiv faturaları firmalara göre ayırarak SAP sisteminde ilgili carilere otomatik olarak aktarır. Böylece, finans çalışanlarının gelen onca mail arasında e-arşiv faturaları ayırması ve sisteme aktarması ile ilgili süreçler ortadan kalkar. E-arşiv faturalar otomatik aktarılacağı için faturaların gözden kaçma ihtimalinin ve bilgiler girilirken oluşabilecek insan kaynaklı hataların önüne geçer.
Ayrıca, SAP sistemlerine aktarılan e-arşiv faturalar düzenli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın İnteraktif Vergi Dairesi sistemindeki e-arşiv fatura bilgileriyle karşılaştırılır. Herhangi bir tutarsızlık tespit edilmesi halinde, sistem ilgili mükellefe bir mail iletir.
Çözümün tüm bu özellikleri göz önünde bulundurulduğunda finans departmanlara getirdiği birçok avantajları vardır.
İçerik Pazarlaması Uzmanı
Gri Portal'ı ücretsiz olarak 90 gün boyunca kullanın.
Sunucularımız Türkiye’nin tek Tier 3 (yüksek güvenlikli) veri merkezi sertifikasına sahip olan Türk Telekom Gayrettepe İstanbul veri merkezinde barındırılmaktadır.
Kübra Taşcı