Açık Fatura Nasıl Düzenlenir?

İşletmeler, bir satıcı veya tedarikçiden mal veya hizmet satın aldığında fatura almaktadır. Fatura, satışı gerçekleşen ürün veya hizmet için ödeme talep eden resmi bir belgedir. Fatura terimi ise açık fatura, kapalı fatura gibi farklı fatura türlerini kapsayan genel bir terimdir. Bu blog gönderimizde açık fatura kavramını detayları ile birlikte ele alacağız.

Açık Fatura Nedir?

Açık fatura, bir satıcı veya tedarikçi tarafından sağlanan ürün veya hizmetler için ödemesi gerçekleşmemiş bir fatura anlamına gelmektedir. İşletme, açık fatura düzenlemeden önce müşterilerine ürün veya hizmeti sağlamaktadır. Ardından işletme, müşterinin ödemesi gereken tutarı özetleyen ve verilen hizmetle ilgili ayrıntıları bildiren bir ödeme faturası düzenlemektedir. Ayrıca açık faturada, ödeme için verilen son tarih ve ödeme yöntemi ile ilgili tüm detaylar yer almaktadır. Kısacası, açık fatura müşteriye sağlanan hizmetler için müşterinin ödeme taahhüdünü göstermektedir. Açık fatura, müşteri ödemeyi yapana kadar açık kalmaktadır. Ödemeyi yaptıktan sonra ise açık fatura, kapalı faturaya çevrilmektedir.

Açık Fatura Nasıl Düzenlenir?

Bir müşteri bir işletmeden mal veya hizmet satın aldığında, işletmenin muhasebe departmanı müşteriye borçlu olduğu tutarı gösteren açık bir fatura düzenlemektedir. Muhasebe departmanı, fatura eşleştirme süreci ile faturanın doğruluğunu ve meşruiyetini sağlamaktadır. Herhangi bir tutarsızlık bulunursa, fatura incelenmek üzere satıcıya iade edilmektedir. Ancak, açık fatura doğruysa, satıcı ile anlaşmaya varılan süre içinde ödeme yapılmasını beklemektedir. Belirtilen süre içinde ödeme yapılmaması, müşterinin ek ücret ödemesine neden olabilmektedir.

Fatura Eşleştirme Süreci

Şirketler genellikle aynı anda çeşitli satıcılardan gelen çok sayıda faturayla ilgilenmektedir. İşletmeler, aşırı faturalandırmayı önlemek, mükerrer faturaları en aza indirmek ve satıcı dolandırıcılığı riskini azaltmak için bir fatura eşleştirme sürecinden yararlanmaktadır. Bu süreç, finans departmanının açık faturadaki ayrıntıları orijinal satın alma siparişiyle karşılaştırmasını içermektedir. Çalışanlar, tutarsızlıkları veya sapmaları kapsamlı bir şekilde incelemektedir. Bu sayede, işletmeler, her faturanın doğru ve eksiksiz olmasını sağlayarak finansal kayıpların önüne geçebilmekte ve iyi satıcı ilişkileri sürdürebilmektedir.

Fatura Eşleştirme Süreci Nasıl Yürütülür?

Fatura eşleştirme sürecinde, işletmelerin faturaların doğruluğunu teyit etmek için önemli bilgileri titizlikle incelemesi ve karşılaştırması gerekmektedir. Bu kritik bilgiler arasında sağlayıcının adı, satıcı kodu, miktar, satın alma siparişi ve satın alma miktarı bulunmaktadır. İşletmeler, bu bilgileri orijinal satın alma siparişiyle karşılaştırarak faturanın eksiksiz ve geçerli olduğunu doğrulama imkanı elde etmektedir. Talep edilen tüm mal veya hizmetlerin teslim edildiği ve faturanın üzerinde anlaşılan şartlara uygun olduğu konusunda emin olmak, ödeme tutarsızlıklarını ve potansiyel anlaşmazlıkları önlemeye yardımcı olmaktadır.

Açık Fatura Nasıl Düzenlenir?

İşletmeler, açık fatura düzenlemek için aşağıdaki adımları takip edebilir:

• Satış Şartlarının Oluşturulması

İşletmelerin, açık fatura düzenlemeden önce, ödeme süresi ve ilgili diğer koşullar da dahil olmak üzere satış şartlarını belirlemesi gerekmektedir. Bu şartları açıkça tanımlayarak, hem satıcı hem de müşteri, sorumluluk ve yükümlülükleri konusunda karşılıklı bir anlayış oluşturma imkanı elde etmektedir. Bu, ödeme gecikmelerini en aza indirmeye yardımcı olmakta ve anlaşmazlık riskini azaltmaktadır.

• Faturanın Hazırlanması

Açık fatura oluşturmak için işletmenin gerekli bilgileri içeren bir belge hazırlaması gerekmektedir. Faturada yer alması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir:

• işletmenin adını ve iletişim bilgilerini,
• müşterinin adını – soyadını ve iletişim bilgilerini,
• fatura numarasını,
• satın alınan mal veya hizmetlerin açıklamasını,
• ödenmesi gereken toplam tutarı,
• son ödeme tarihini
• ve geçerli tüm hüküm ve koşulları içermelidir.

Faturayı hazırlandıktan sonra işletmenin elektronik ortamda veya manuel olarak faturayı müşteriye göndermesi gerekmektedir.

• Ödeme Takibi

İşletmenin, açık fatura düzenlendikten sonra müşterilerin ödeme durumunu yakından takip etmesi gerekmektedir. Ayrıca, faturanın son ödeme tarihi yaklaştığında veya ödeme gerçekleşmediğinde müşteriyle hemen iletişime geçmesi gerekmektedir. İşletme, ödenmemiş borçları tahsip etmesi için ödeme planını yeniden gözden geçirebilir veya kolay ödeme seçenekleri sunabilir. Etkili iletişim ve zamanında takip, işletmenin ödemeleri zamanında tahsil etmesini sağlayarak nakit akışı sorunlarını azaltmaktadır.

Açık Fatura Kapalı Faturaya Nasıl Çevrilir?

Bir müşteri açık bir fatura için ödeme yaptığında, fatura açıktan kapalı faturaya geçmektedir. Hem satıcı hem de müşteri, tamamlanan işlemi kaydederek ödemeyi onaylamaktadır. Satıcı, fatura numarası ve iş bilgileri dahil olmak üzere ödeme ayrıntılarını kaydederken, müşterinin ödemesi borç hesaplarında alacak olarak kaydedilmektedir. Bu belgeler, işletmelerin doğru mali kayıtlar tutmasına yardımcı olmakta ve denetim süreçlerini kolaylaştırmaktadır. Kapalı fatura, ödemenin eksiksiz yapıldığını göstermekte ve tamamlanan işlemin net bir kaydını sağlamaktadır. Kapatılan fatura, satıcının kayıtlarının bir parçası haline gelmekte ve müşteri tarafından yapılan ödeme için bir makbuz görevi görmektedir. Açık faturadan kapalı faturaya geçişle birlikte her iki taraf da ödeme işlemini kayıt altına almaktadır.

Açık ve Kapalı Fatura Arasındaki Fark Nedir?

• Açık ve kapalı faturalar arasındaki temel fark, ödeme durumlarında yatmaktadır. Açık fatura, müşterinin henüz ödemediği ödenmemiş bir borcu temsil ederken, kapalı fatura müşterinin satın aldığı mal veya hizmetin tamamını ödediğini göstermektedir. Faturanın ödeme durumu hem satıcının hem de müşterinin yapması gereken işlemleri belirlemektedir.
• Açık faturada müşterinin ödemeyi yapması için gereken son ödeme tarihini belirtmektedir. Ödeme tarihi, ödemenin zamanında yapılmasına yardımcı olmaktadır. Kapalı faturada ise bir ödeme tarihi yoktur. Çünkü, borç zaten kapatılmıştır.
• Açık faturada, müşteri ödeme yükümlülüğünü henüz yerine getirmediğinden dolayı satıcı için bir risk teşkil etmektedir. Kapalı faturada, ödeme gerçekleştiği için satıcı için herhangi bir risk yoktur.