e-Arşiv Fatura Nedir? e-Arşiv Sistemine Geçiş Zorunlu mu?

Yönetim süreçlerinin dijital ortama taşınması ve ticari faaliyetlerin küreselleşmesi, muhasebe süreçlerinin yürütülmesinde önemli bir değişikliğe yol açmaktadır. Bu sebeple, günümüz dünyasında her işlemin “e” versiyonunu görebilmekteyiz. e-Arşiv fatura, ortaya çıkan dijital sistemlerden bir tanesidir ve bu terim işletmelerin karşısına sıklıkla çıkmaktadır. Blog yazımızda “e-Arşiv nedir? e-Arşive Geçiş Zorunlulu mu?” gibi konulara değineceğiz.

e-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar?

e-Arşiv, e-fatura mükellefi olmayan işletmelerin faturalarını elektronik ortamda oluşturmasına, göndermesine ve saklamasına olanak sağlayan bir sistemdir. e-Arşiv faturası ise e-arşiv uygulaması üzerinden oluşturulan elektronik bir fatura türüdür. e-Arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre oluşturulur ve GİB’e rapor edilmesi zorunludur. Bu faturaların rapor edilmesi, fatura düzenleme tarihini takip eden ayın 1’i ile 15’i arasında gönderilmesi gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura Kimler için Zorunlu?

Bir işletmenin, e-arşive geçiş zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu şartlara ve bulunduğu sektöre göre değişmektedir. Ancak, işletmenin e-arşiv faturaya geçebilmesi için öncelikli olarak e-fatura mükellefi olması gerekmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınlamış olduğu tebliğe göre ise;

• 2020 ve 2021’de toplam cirosu 4 milyon TL’nin üzerinde olan işletmelerin 1 Temmuz 2021’e kadar e-fatura ve e-arşiv uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.
• 2020 ve 2021’de toplam cirosu 4 milyon TL’nin üzerinde olan ve 1 Temmuz 2022’de e-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçen işletmelerin ise 1 Ocak 2023’e kadar e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmaktadır.
• Gönüllü olarak e-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadığı takdirde e-defter sistemine geçme zorunluluğu yoktur.
• Mükellef olmayanlara aynı gün içerisinde düzenlenen faturaların toplamı 5 bin TL’yi aşarsa bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir.
• Aynı gün içerisinde mükellefe kesilen faturaların toplam tutarı vergiler dahil 2.000 TL’yi geçiyorsa bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?

• Faturaların hızlı bir şekilde oluşturulmasını ve iletilmesini sağlamaktadır.
• Fatura süreçlerinde baskılama, kargolama gibi maliyetleri azaltmaktadır.
• Dijital arşivleme özelliği ile faturaların saklanması ve arşivlenmesi ile ilgili maliyetleri ve zaman kaybını ortadan kaldırmaktadır.
• Kağıt israfının önüne geçerek hem çevreye katkı sağlamakta hem şirket harcamalarını azaltmaktadır.
• Faturaların kaybolma riskini ortadan kaldırmaktadır.
• Faturaları alıcıya saniyeler içerisinde gönderdiği için nakit akışını hızlandırmaktadır.
• Filtreleme özelliği ile geçmiş dönemlere ait faturalara saniyeler içerisinde ulaşmayı sağlamaktadır.
• Muhasebe departmanının iş yükünü hafifletmekte ve insan kaynaklı hataları minimize etmektedir.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Fatura ve e-arşiv fatura birbirine çok benziyor gibi görünen ancak çok farklı işlevleri bulunan elektronik fatura türleridir.

• e-Fatura sadece elektronik bir faturadır, bu sebeple kağıt baskısı geçerli değildir. e-Arşiv fatura ise elektronik bir belge olarak basılmaktadır.
• e-Faturada Gelir İdaresi Başkanlığı’nın görevi aracılık yapmaktır. e-Arşiv Faturada ise GİB e-arşiv faturalarının raporlarını alan kurum bir kurumdur.
• e-faturada zorunlu bir format kullanılırken e-arşiv faturanın formatı serbesttir.
• e-arşiv fatura, mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanarak saklanmaktadır. e-fatura ise sadece mali mühürle oluşturulmaktadır.