e-Belge Nedir? Türleri Nelerdir?

Elektronik belge kavramı, günümüzde artan teknoloji sayesinde kağıt belgelerin dijital ortama taşınmasıyla birlikte ortaya çıkmıştır. Buradan yola çıkarak, e-belgeyi, belgelerin dijital versiyonu olarak tanımlayabiliriz. Blog yazımızda iş dünyasında giderek daha fazla kullanılan e-belgenin tanımına ve e-belge türlerine değineceğiz.

e-Belge Ne Demek?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından standartları belirlenen ve e-dönüşüm kapsamında hayata geçirilen tüm elektronik belgelere e-belge denir. Gelir İdaresi Başkanlığı her yıl yayımladığı tebliğler ile birlikte e-belgelere geçiş zorunluluğuna dair şartları güncellemekte ve işletmelerin dijitalleşme sürecini hızlandırmaya devam etmektedir. Elektronik belge sistemlerinin avantajları açıktır: Ofisi kağıtsız hale getirerek kâğıt tasarrufu yapılmakta, malzeme tüketimini azaltmakta ve zamandan tasarruf sağlamaktadır.

Elektronik Belge Kullanmaya Nasıl Başlanır?

e-Belge sistemlerine zorunluluk kapsamında geçen işletmelerin yanı sıra, gönüllü olarak dijitalleşme süreçlerini başlatan işletmeler mevcuttur. İster zorunlu ister gönüllü olsun, mükelleflerin e-belge kullanabilmeleri için 3 farklı yöntem bulunmaktadır.

1. GİB Portal
2. Özel Entegratör
3. Mevcut sistemlere entegrasyon

Yukarıda sıralamış olduğumuz yöntemlerden biri aracılığı ile işletmeler e-belge kullanmak için başvuru süreçlerini yürütebilirler. Başvuru işlemlerinin tamamlanmasının ardından mükellefler, e-belgelerini GİB tarafından belirlenmiş formatlara uygun bir şekilde hazırlamalıdır ve GİB’e iletmelidir. Hazırlanan e-belgeler GİB Portal veya özel entegratör aracılığı ile gönderilebilmektedir. e-Belgelerin mevcut durumunu e-belge doğrulama ve görüntüleme sistemleri üzerinden takip etmek mümkündür.

e-Belge Çeşitleri Nelerdir?

e-Belgenin kapsamı oldukça geniştir. En sık kullanılan e-belge türleri aşağıdaki gibidir;

• e-Fatura

e-fatura sistemi, faturaların dijital ortamdan hazırlanmasını, gönderilmesini, saklanmasını ve takip edilmesini sağlayan bir sistemdir.

• e-Arşiv Fatura

e-Arşiv fatura, e-fatura kullanmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve vergi mükellefi olmayan şahıslara kesilen faturaların dijital ortamda düzenlenmesini, iletilmesini ve saklanmasını sağlayan bir uygulamadır.

• e-Defter

e-Defter, işletmeler için tutulması zorunlu olan defter-i kebir ve yevmiye defterlerinin VUK ve Ticaret Kanunu yönetmelerine uygun bir şekilde dijital ortamda hazırlanması ve saklanmasıdır.

• e-İrsaliye

e-İrsaliye, bir ürünün taşınması ve sevk edilmesi sırasında kullanılması gereken irsaliye belgesinin elektronik olarak hazırlanmasını sağlayan bir sistemdir.

• e-Mutabakat

e-Mutabakat, işletmelerin borç-alacak bakiyelerinin karşılaştırılması amacıyla hazırlanan mutabakat formlarının elektronik ortamda kolay ve hızlı bir şekilde karşılaştırılmasını sağlayan sistem olarak tanımlanmaktadır.

• e-Muhasebe Fişi

e-Muhasebe fişi, muhasebe sistemlerine kaydedilen fişlerin dijital ortamda, Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen formatta, elektronik imzalı ve zaman damgalı olarak oluşturulmasını ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir.

• e-Gider Pusulası

e-Gider pusulası, kâğıt olarak düzenlenen gider pusulalarının elektronik ortamda düzenlenmesini, GİB’e iletilmesini ve raporlanmasını sağlayan bir sistemdir.

• e-Beyanname

Elektronik beyanname, vergi dairesine bildirilmesi zorunlu olan beyannamelerin dijital ortamda hazırlanması ve gönderilmesidir.

e-Belge Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

e-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmelidir. Aksi takdirde, mevzuata uygun olmayan e-belgeler için cezai yaptırım uygulanmaktadır.

Nedir bu cezalar bir bakalım;

• e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv Fatura düzenlenmesi ve e-fatura düzenlenmesi gerekirken kâğıt fatura düzenlenmesi gibi durumlarda özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
• e-irsaliyenin düzenlenmemesi, e-irsaliyenin araç içinde görülebilir bir şekilde bulunmaması, e-irsaliyede bulunan bilgilerin değiştirilerek gerçek dışı düzenlendiğinin tespiti gibi durumlarda özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
• Öze usulsüzlük cezasının bedeli fatura tutarının %10’udur. Bu da 380 Türk Lirası ila 190.000 Türk Lirası arasındadır.
• e-Arşiv faturanın raporlanmaması ve faturaların kılavuzda belirlenen standartlara uygun olmaması durumunda ikinci derece usulsüzlük cezası kesilir. Ceza tutarı ise 130 Türk Lirasıdır.
• e-İrsaliye üzerinde fiili bir sevk tarihi yoksa veya gerçek dışıysa ikinci derece usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
• Belge sıra numarasının atlanması durumunda ikinci derece usulsüzlük cezası kesilmektedir.
• e-Faturada ve e-irsaliyede bulunması gereken zorunlu bilgilerin eksik veya hiç olmaması durumunda birinci derece usulsüzlük cezası 240 Türk Lirasıdır.
• Elektronik ortamda saklanan belgelerin ibraz edilmemesi durumunda kesilen ceza 10.242 Türk Lirası olmaktadır.

e-Belgenin Avantajları Nelerdir?

Belgelerin hazırlanması ve gönderilmesi birkaç tıklama ile çok daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşir. Böylece çalışanlara zamandan tasarruf etmelerini sağlar.

Kağıt, kartuş, kargolama ve arşivleme masraflarının ortadan kalkmasıyla birlikte paradan tasarruf sağlar.

Belgeler, elektronik bir arşivde saklanır. Böylece arşivlemenin getirmiş olduğu yük, arşivleme maliyetleri ve belgelerin kaybolma ihtimali ortadan kalkar. Ayrıca filtreleme özelliği sayesinde istenen belgelere ulaşmak oldukça hızlı gerçekleşir.

e-Belge uygulamaları, kâğıt tüketimini azaltarak ağaçları koruduğu ve kargolama süreçlerini azaltarak hava kirliliğini azalttığı için çevre dostu bir özelliğe sahiptir.