e-Belge Nedir? Türleri Nelerdir?

Elektronik belge kavramı, günümüzde artan teknoloji sayesinde kağıt belgelerin dijital ortama taşınmasıyla birlikte ortaya çıkmıştır. Buradan yola çıkarak, e-belgeyi, belgelerin dijital versiyonu olarak tanımlayabiliriz. Blog yazımızda iş dünyasında giderek daha fazla kullanılan e-belgenin tanımına ve e-belge türlerine değineceğiz.

e-Belge Ne Demek?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından standartları belirlenen ve e-dönüşüm kapsamında hayata geçirilen tüm elektronik belgelere e-belge denir. Gelir İdaresi Başkanlığı her yıl yayımladığı tebliğler ile birlikte e-belgelere geçiş zorunluluğuna dair şartları güncellemekte ve işletmelerin dijitalleşme sürecini hızlandırmaya devam etmektedir. Elektronik belge sistemlerinin avantajları açıktır: Ofisi kağıtsız hale getirerek kâğıt tasarrufu yapılmakta, malzeme tüketimini azaltmakta ve zamandan tasarruf sağlamaktadır.

Elektronik Belge Kullanmaya Nasıl Başlanır?

e-Belge sistemlerine zorunluluk kapsamında geçen işletmelerin yanı sıra, gönüllü olarak dijitalleşme süreçlerini başlatan işletmeler mevcuttur. İster zorunlu ister gönüllü olsun, mükelleflerin e-belge kullanabilmeleri için 3 farklı yöntem bulunmaktadır.

1. GİB Portal
2. Özel Entegratör
3. Mevcut sistemlere entegrasyon

Yukarıda sıralamış olduğumuz yöntemlerden biri aracılığı ile işletmeler e-belge kullanmak için başvuru süreçlerini yürütebilirler. Başvuru işlemlerinin tamamlanmasının ardından mükellefler, e-belgelerini GİB tarafından belirlenmiş formatlara uygun bir şekilde hazırlamalıdır ve GİB’e iletmelidir. Hazırlanan e-belgeler GİB Portal veya özel entegratör aracılığı ile gönderilebilmektedir. e-Belgelerin mevcut durumunu e-belge doğrulama ve görüntüleme sistemleri üzerinden takip etmek mümkündür.

e-Belge Çeşitleri Nelerdir?

e-Belgenin kapsamı oldukça geniştir. En sık kullanılan e-belge türleri aşağıdaki gibidir;

• e-Fatura

e-fatura sistemi, faturaların dijital ortamdan hazırlanmasını, gönderilmesini, saklanmasını ve takip edilmesini sağlayan bir sistemdir. Her iki tarafın da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda e-fatura düzenlenmektedir.

• e-Arşiv Fatura

e-Arşiv fatura, e-fatura kullanmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve vergi mükellefi olmayan şahıslara kesilen faturaların dijital ortamda düzenlenmesini, iletilmesini ve saklanmasını sağlayan bir uygulamadır.

• e-Defter

e-Defter, işletmeler için tutulması zorunlu olan defter-i kebir ve yevmiye defterlerinin VUK ve Ticaret Kanunu yönetmelerine uygun bir şekilde dijital ortamda hazırlanması ve saklanmasıdır. Elektronik defter, defter-i kebir ve yevmiye defterlerinin içeriğinde yer alan verilerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almaktadır.

• e-İrsaliye

e-İrsaliye, bir ürünün taşınması ve sevk edilmesi sırasında kullanılması gereken irsaliye belgesinin elektronik olarak hazırlanmasını sağlayan bir sistemdir. Kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

• e-Mutabakat

e-Mutabakat, işletmelerin borç-alacak bakiyelerinin karşılaştırılması amacıyla hazırlanan mutabakat formlarının elektronik ortamda kolay ve hızlı bir şekilde karşılaştırılmasını sağlayan sistem olarak tanımlanmaktadır.

• e-Muhasebe Fişi

e-Muhasebe fişi, muhasebe sistemlerine kaydedilen fişlerin dijital ortamda, Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen formatta, elektronik imzalı ve zaman damgalı olarak oluşturulmasını ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir.

• e-Gider Pusulası

e-Gider pusulası, kâğıt olarak düzenlenen gider pusulalarının elektronik ortamda düzenlenmesini, GİB’e iletilmesini ve raporlanmasını sağlayan bir sistemdir.

• e-Beyanname

Elektronik beyanname, vergi dairesine bildirilmesi zorunlu olan beyannamelerin dijital ortamda hazırlanması ve gönderilmesidir.

e-Belge Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

e-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmelidir. Aksi takdirde, mevzuata uygun olmayan e-belgeler için cezai yaptırım uygulanmaktadır.

Nedir bu cezalar bir bakalım;

• e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv Fatura düzenlenmesi ve e-fatura düzenlenmesi gerekirken kâğıt fatura düzenlenmesi gibi durumlarda özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
• e-irsaliyenin düzenlenmemesi, e-irsaliyenin araç içinde görülebilir bir şekilde bulunmaması, e-irsaliyede bulunan bilgilerin değiştirilerek gerçek dışı düzenlendiğinin tespiti gibi durumlarda özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
• Öze usulsüzlük cezasının bedeli fatura tutarının %10’udur. Bu da 380 Türk Lirası ila 190.000 Türk Lirası arasındadır.
• e-Arşiv faturanın raporlanmaması ve faturaların kılavuzda belirlenen standartlara uygun olmaması durumunda ikinci derece usulsüzlük cezası kesilir. Ceza tutarı ise 130 Türk Lirasıdır.
• e-İrsaliye üzerinde fiili bir sevk tarihi yoksa veya gerçek dışıysa ikinci derece usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
• Belge sıra numarasının atlanması durumunda ikinci derece usulsüzlük cezası kesilmektedir.
• e-Faturada ve e-irsaliyede bulunması gereken zorunlu bilgilerin eksik veya hiç olmaması durumunda birinci derece usulsüzlük cezası 240 Türk Lirasıdır.
• Elektronik ortamda saklanan belgelerin ibraz edilmemesi durumunda kesilen ceza 10.242 Türk Lirası olmaktadır.

e-Belgenin Avantajları Nelerdir?

• Belgelerin hazırlanması ve gönderilmesi birkaç tıklama ile çok daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşir. Böylece çalışanlara zamandan tasarruf etmelerini sağlar.
• Kağıt, kartuş, kargolama ve arşivleme masraflarının ortadan kalkmasıyla birlikte paradan tasarruf sağlar.
• Belgeler, elektronik bir arşivde saklanır. Böylece arşivlemenin getirmiş olduğu yük, arşivleme maliyetleri ve belgelerin kaybolma ihtimali ortadan kalkar. Ayrıca filtreleme özelliği sayesinde istenen belgelere ulaşmak oldukça hızlı gerçekleşir.
• e-Belge uygulamaları, kâğıt tüketimini azaltarak ağaçları koruduğu ve kargolama süreçlerini azaltarak hava kirliliğini azalttığı için çevre dostu bir özelliğe sahiptir.

Özetle, e-Belge, elektronik ortamda güvenilirlik ve geçerlilik sağlayan bir belgeleme sistemidir. e-Belge, kağıt belgelerin yerini alarak kurumlar arasında dokümanların elektronik olarak paylaşılmasını sağlamaktadır. Bu sayede iş süreçleri hızlanmakta, maliyetler düşmekte ve verimlilik artmaktadır. Aynı zamanda e-Belge, belge sahteciliği gibi durumları engellemekte ve doğrulama yetenekleri sayesinde güvenli bir şekilde belgelerin yetkililik durumunu kontrol edebilmektedir. e-Belge, firmalar ve kurumlar tarafından kullanılarak belge düzenleme, belge takibi, belge paylaşımı gibi işlemlerde kullanılmaktadır.