e-Defter İkincil Kopya Saklama Zorunluluğu Nedir?

e-Defter, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan Yevmiye ve Defter-i Kebir’in elektronik ortamda düzenlenmesini sağlayan sistemdir. Matbu olarak düzenlenen defterden hukuki olarak farkı olmayan e-defter, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği usul ve esaslar çerçevesinde düzenlenmektedir. Ayrıca, yine GİB’in belirlediği standartlara göre bu defterlerin beratları oluşturularak GİB sistemine gönderilmesi gerekmektedir. Kısacası, yasal olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterin, elektronik ortamda tutulmasını sağlayan sistemdir.

e-Defter Saklama Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), işletmelerin GİB tarafından saklanan tek nüshaya ek olarak e-Defterlerinin ikincil bir nüshasını da saklamasını şart koşmaktadır. Bu, elektronik defterlerin kaybolmasına veya zarar görmesine karşı koruma sağlamak içindir. Defterlerin birincil nüshasının kaybolması veya hasar görmesi durumunda, vergi mükellefi yine de ikincil nüshaya erişebilmektedir.  Defterlerin ikinci nüshasını saklama sorumluluğu mükellefe aittir. Mükellefin verilerini yetkisiz erişime karşı korumak için gerekli tüm güvenlik ve gizlilik önlemlerini alması önemlidir.

e-Defterin İkincil Kopyası Nerede Saklanır?

e-Defter ikincil kopyaları GİB’e ait olan e-defter sisteminde saklanmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı, bu dosyaların ikincil kopyalarının saklanması için özel entegratörlere herhangi bir yetki vermemiştir. Bu sebeple, e-defter ve berat dosyalarının ikincil kopyaları yalnızca GİB’in e-Defter Saklama Hizmeti Sistemi’nde şifreli ve güvenli bir ortamda saklanmaktadır.

e-Defter İkincil Kopya Saklama Süresi Nedir?

E-Defter İkincil Kopya Saklama Süresi, işletmelerin bir denetim veya başka bir soruşturma durumunda finansal verilerine erişebilmelerini sağlamak için uygulanmaktadır. İkincil nüsha, e-Defterlerin birincil nüshasının doğruluğunu doğrulamak için de kullanılmaktadır.

GİB’in yayımlamış olduğu tebliğe göre, e-defter ve berat dosyalarının ikincil kopya saklama süresi 10 yıldır. Bu, Türkiye’deki işletmelerin e-Defterlerinin ikincil bir kopyasını 10 yıl süreyle saklamaları gerektiği anlamına gelmektedir.

e-Defterlerinin ikinci bir nüshasını gerekli süre boyunca saklamayan işletmelere cezai işlem uygulanmaktadır. Bu nedenle işletmelerin e-Defter İkincil Kopya Saklama Süresine uyması önemlidir.

İşletmeler, e-defter ve berat dosyalarını aylık veya üç aylık olarak yükleyebilmektedir. Ancak burada yüklemenin son tarihleri oldukça önemlidir:

• Aylık olarak yükleme yapacak olan işletmelerin, her ayın yüklemesini üçer aylık yüklemeleri takip eden süreçlerde yapması gerekmektedir. Örneğin, Ocak e-Defterlerinin ikinci nüshası Nisan ayı sonuna kadar, Şubat e-Defterlerinin ikinci nüshası Mayıs ayı sonuna kadar teslim edilmelidir. Bu süreç, Aralık ayına kadar bu şekilde gitmektedir.
• Üç ayda bir e-Defter ibraz etmesi gereken işletmeler, e-defter ve berat dosyalarının verileceği ay sonuna kadar e-Defterlerini ikinci nüshalarını teslim etmek zorundadır.

Şuna da göz atabilirsiniz;

e-Defteri Geç Göndermenin Cezası Nedir?