e-Defter Saklama Programı Nedir?

e-Dönüşüm sistemlerinden olan e-defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin mutlaka bilmesi gereken önemli bir konu, e-defter saklama uygulamasıdır. Söz konusu uygulama, e-defter ve berat dosyalarını aktarım işlemlerinin gerçekleştirmesini kolay bir şekilde sağlamaktadır.  Uygulamanın amacı, e-defter ve berat dosyalarının kaybolma veya zarar görme ihtimalini ortadan kaldırmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’nda saklanan tek nüshaya ek olarak ikinci nüshanın da saklanmasını sağlamaktır. Blog yazımızda e-defter saklama programı ile ilgili detayları ele aldık.

e-Defter Saklama Zorunluluğu

1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının en az 10 yıl süre boyunca saklanması zorunludur. İkinci nüsha tutularak e-defter dosyalarının dijital ortamda daha düzenli, hızlı ve kolay bir şekilde kontrol edilmesi ve kayıt dışı işlemlerin önüne geçilmesi amaçlanmaktadır.

Mükellefler, e-defter ve berat dosyalarını Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bilgi işlem sisteminde muhafaza edebilmektedir. Ayrıca, mükellefler elektronik defterlerini Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı ve e-defter saklama konusunda teknik yetkinliğe sahip özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde saklayabilirler.

e-Defter Saklama Yöntemleri Nelerdir?

İşletmeler, e-defter dosyalarını GİB’e gönderdikten sonra bu dosyaları 10 yıl boyunca saklama zorunluluğu vardır ve dosyaları saklama yükümlülüğü işletmeye aittir. Bu noktada, mükellefler özel entegrasyon, doğrudan entegrasyon veya GİB e-Defter Saklama Programı ile bu yükümlülüğü yerine getirebilirler.

e-Defter Saklama Programı Nasıl Kullanılır?

Uygulamayı kullanmak için öncelikle https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/ adresinden kurulum dosyasını indirmeniz gerekmektedir. Kurulum ekranında belirtilen talimatları yerine getirip tamamladığınızda program kullanıma hazır hale gelmektedir. Yönetim ekranı üzerinde birçok işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

• e-Defter Saklama Uygulamasının Ana Ekranı

Mükellefler, ana ekranda e-defter ve berat dosyalarını hangi dosya yoluyla temin edeceğini belirleyebilir, yüklemesi devam eden ve tamamlanan dosyaların durumlarını sorgulayabilirler.

• Dosya Yolunu Belirleme

Dosya yolu, e-Defter Saklama Programı ile Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bilgi işlem sistemine e-defter ve berat dosyalarınızı otomatik olarak aktarabilmenizi sağlar. Bu sebeple, dosya yolunu belirleyerek otomatik aktarım sürecini başlatmanız gerekmektedir. Ayrıca, isteğinize göre birden fazla dosya yolu belirleme imkânınız bulunmaktadır.

Özel Entegratörle e-Defter Saklamanın Faydaları Nelerdir?

• Dijital platformlarda saklanan tüm dosyalar, siber güvenlik riskleriyle karşı karşıyadır. Bu sebeple, ikinci nüshası bulunan e-defterlerin yüksek veri güvenliğine sahip özel entegratör aracılığı ile saklanması verilerinizi güvenli bir şekilde korumanızı sağlar.
• Özel entegratör mevzuatla ilgili yenilik ve güncellemeleri sürekli takip eder. Böylece, mükellef, mevzuatı takip etmeden güncellemelere uyum sağlar.
• Sunucu ve bilgi işlem süreçlerini takip ederken verimliliği artırır.

İlgili İçerik: 2023’te e-Defter Hangi Mükelleflere Zorunlu Olacak?