e-Fatura Hakkında Sık Sorulan Sorular

İçindekiler

Türkiye’nin dijital dönüşüm yolculuğu 2012 yılında e-imza sistemi ile başlamıştır. Sonrasında ortaya çıkarılan e-Fatura, dijital dönüşüm kapsamında ortaya çıkan en önemli ve ilgiyi en çok üzerine çeken uygulamalardan biridir. Uygulamaya geçişin şartları her yıl güncellenmekte ve e-fatura sistemini kullanan mükelleflerin artması için yıllık hasılat sınırı aşağı çekilmektedir. Bu sebeple e-fatura, işletmeler tarafından en çok merak edilen e-dönüşüm uygulaması olarak karşımıza çıkıyor. Blog yazımızda e-fatura hakkında sık sorulan soruları bir araya getirdik.

e-Fatura Hakkında 16 Soru 16 Cevap

e-Fatura Nedir?

e-fatura, kağıt (matbu) fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip, faturaların elektronik ortamda hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesini, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan bir uygulamadır.

e-Fatura ile e-Arşiv Faturanın Arasındaki Fark Nedir?

e-fatura, elektronik fatura mükellefi olan şirketler arasında fatura gönderilmesini ve alınmasını sağlayan bir fatura türüdür.

e-Arşiv ise, e-fatura mükellefi olmayan firmalara ve tüketicilere kesilen faturaların dijital ortamda düzenlenmesini ve gönderilmesini sağlar.

e-Faturanın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Kâğıt fatura ile satış işlemlerini yürütmek iş yükünü büyük oranda artırır. Faturanın basılması, maliyenin onaylaması, faturayı hazırlamak, yazdırmak, kaşe-imza atılması, kargolanması, kargo takibi ve uzayıp giden bir sürü faktör fatura süreçlerini zora sokmaktadır. e-fatura sistemine geçiş ile beraber, kâğıt faturanın getirmiş olduğu iş yükü azalmaktadır.

e-Fatura kullanmanın avantajları aşağıdaki gibidir;

Kağıt, kartuş, kargo, arşivleme gibi süreçler ortadan kalkacağı için hem maliyetlerin azalmasını hem de zamandan tasarruf edilmesini sağlar.
Tahsilatların hızlanmasıyla birlikte nakit akışı artar.
Faturalar müşteriye hızlı bir şekilde iletilmektedir. Aynı zamanda, faturanın müşteriye ulaşıp ulaşmadığını ve müşterinin faturayı açıp açmadığını kontrol etme imkânı sunar.
Faturaların 10 yıl saklanma zorunluluğu bulunmaktadır. e-fatura ile birlikte arşivlemenin getirdiği maliyet ve iş yükü ortadan kalkar, faturalar dijital arşivde saklanır. Aynı zamanda, istenen faturaya filtreleme yolu ile hızlı bir şekilde ulaşma imkânı vardır.
e-dönüşüm sistemleri, kağıt ve kargo kullanımını azalttığı için doğayı koruyan bir özelliğe sahiptir.

e-Faturaya Geçmek Zorunlu mu?

2021 yılında brüt satış hasılatı 4 milyon TL,

2023 yılı itibariyle, sektör fark etmeksizin brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan tüm işletmeler, yeni düzenlemeye göre 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-fatura sistemine geçmek zorundadır. Ayrıca 1 Ocak 2024 tarihinden itibaren de e-defter uygulamasına başlamaları gerekmektedir.

Buna ek olarak, vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yapılan satışlarda vergiler dahil toplam tutarının 5 Bin TL’yi aşması ve vergi mükelleflerine düzenlenen faturaların KDV dahil 2023 yılı için 4.400 TL’yi aşması durumunda, faturalar artık kağıt yerine e-arşiv fatura olarak düzenlenmek zorundadır.

Zorunluluk Kapsamına Girmeden e-Fatura Kullanmak Mümkün mü?

Evet, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu kriterlere göre e-fatura geçme zorunluluğu bulunmayan işletmeler, gönüllü olarak e-fatura sistemine geçiş yapabilirler.

e-Faturaya Geçince e-Defter Kullanmak Gerekir mi?

2020 ve 2021 yılında hasılatı 4 milyon TL ve üzerinde olup, 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren e-fatura ve e-arşiv sistemine geçen işletmelerin e-defter sistemine geçme zorunluluğu da bulunmaktadır.

e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-fatura sistemine geçiş için 3 farklı yöntem sunmaktadır. Bu yöntemler aşağıdaki gibidir;

GİB’e ait ücretsiz e-Fatura Portal’i üzerinden başvuru işlemleri gerçekleştirilebilir.
GİB tarafından onaylanmış olan özel entegratörler aracılığı ile e-fatura sistemine başvuru yapmak mümkündür.
İşletmeler, sahip olduğu sistemlere e-fatura uygulamasını entegre edebilmektedir.

Hem Matbu Hem e-Fatura Düzenlemek Mümkün mü?

e-fatura sistemine kayıtlı olan mükelleflerin birbirine e-fatura kesmesi zorunludur, bunun yerine kağıt fatura kesilememektedir. Ancak, e-fatura sistemine dahil olmayan mükellefler için matbu fatura düzenlenebilmektedir.

Gönderilen Bir e-Fatura İptal Edilebilir mi?

Evet, iptal edilebilir. Ancak e-faturanın iptal edilmesi, faturanın türüne göre değişmektedir. Ticari faturanın gönderilmesi durumunda faturanın iptali için alıcıdan faturayı 7 gün içerisinde reddetmesi istenmektedir. Eğer alıcı faturayı kabul ettiyse ya da temel fatura gönderildiyse alıcının iade e-faturası düzenlemesi gerekmektedir.

e-Faturalar Nasıl Arşivlenir?

e-faturaların arşivlenmesi dijital ortamda yapılmaktadır. Ayrı olarak e-faturaların çıktısının alınıp fiziki bir arşivleme yapmaya gerek yoktur.

e-Faturada Sıra-Seri Numarası Nasıl İşler?

Fatura kimlik numarası 3 haneli birim kodu ve bir sonraki ardışık numaranın ilk dört hanesi faturanın düzenlendiği yılı, geri kalan dokuz hane ardışık numarayı temsil eder. Özel Entegrasyon ve Entegrasyon mükellefleri kendi organizasyon yapıları içerisinde birden fazla seri kullanabilirler. Bu durumda her seri kendi içinde numara-tarih ardışıklığını sağlamalıdır.

Müşterilerin e-Fatura Mükellefi Oldukları Nasıl Anlaşılır?

GİB e-Fatura Portal’inde e-fatura mükelleflerinin bulunduğu bir liste düzenli aralıklarla güncellenmektedir. Ayrıca, vergi numarasından sorgulama yapılarak bunu görmek mümkündür.

e-Faturada Hangi Bilgilerin Yer Alması Gerekir?

E-faturanın düzenlendiği tarih
e-faturayı düzenleyen tarafın adı-soyadı, unvanı, vergi kimlik numarası, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve adres bilgileri
Alıcının adı-soyadı, unvanı, vergi kimlik numarası, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve adres bilgileri
Satılan ürün/hizmetin miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, vergi oranları ve tutarları
Satılan ürünlerin teslimat tarihi ve irsaliye numarası
Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden sorgulamasının yapılabilmesi için barkod veya karekod

Özel Entegratör Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkisi verilen ve mükelleflerin adına elektronik kayıtları oluşturma yetkisi bulunan aracı kurumlardır.

Farklı fatura ihtiyaçları olan veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, BT altyapılarının yetersiz olması durumunda teknik olarak yetkin bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi üzerinden elektronik fatura alma ve gönderme imkânı sağlanmaktadır.

Birden Fazla Özel Entegratör ile Çalışmak Mümkün mü?

Hayır, mükellefler aynı anda en fazla bir tane özel entegratör ile çalışabilmektedir.

Özel Entegratörler ile Çalışmaya Başlayınca GİB Portal Hesabı Açık Kalır mı?

e Fatura uygulaması, aynı anda sadece bir yöntemde kullanılabilmektedir. Mevcut durumda mükellefin ilk özel entegratörü TIN-TCKN ve etiket kaydı GİB sistemine gönderilip aktif hale getirildikten sonra GİB, mükellefin GİB Portal hesabını kapatmaktadır. Aktivasyon yapıldıktan sonra GİB tarafından belirlenen süre boyunca GİB Portal hesabına erişim sağlanarak eski zarf, fatura ve uygulama cevaplarına ulaşılabilir ancak yeni gönderim veya alım yapılamaz. Bu nedenle mükelleflerin özel entegratöre geçişten hemen önce tüm fatura ve başvuru yanıt zarflarını indirerek kendi sistemlerine veya özel entegratör sistemlerinde saklamaları gerekmektedir. GİB’in özel entegratör geçişinden sonra, portal erişim süresini kısaltma veya tamamen kapatma seçeneği her zaman vardır.