e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Teknolojinin artması ve e-dönüşüm uygulamalarının ortaya çıkmasıyla birlikte iş dünyasında düzenlenen birçok belge, dijital ortama taşınmıştır. Günümüzde ise muhasebe departmanına ait iş süreçlerinin çoğu dijital platformlarda kolay ve hızlı bir şekilde yürütülmektedir. Bu dijital platformlardan en yaygın olanı ise e-fatura olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu nedenle, blog yazımızda e-fatura başvurusu işlemlerinin nasıl yapılacağını ele aldık.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB), e-dönüşüm sistemleri kapsamında ortaya çıkarmış olduğu, kağıt fatura ile ilgili tüm süreçlerin dijital bir platformda yürütülmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem ile alım-satım işlemlerini belgelemek amacıyla hazırlanan faturalar elektronik ortamda düzenlenmekte, alıcısına gönderilmekte ve dijital olarak arşivlenmektedir.

Kâğıt fatura ile e-faturanın arasında hukuki olarak herhangi bir fark yoktur. Aksine aynı hukuki özelliklere sahiptir. Ancak e-fatura sisteminde iş süreçleri, kâğıt faturaya göre çok daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşmekte ve insan kaynaklı hatalar minimum seviyeye inmektedir.

Ayrıca e-fatura, kâğıt ve baskı maliyetlerini azaltması, zaman tasarrufu sağlaması, faturaların dijital bir arşivde depolanması gibi avantajlar sayesinde fatura ile ilgili işlemlerin çok daha hızlı, kolay ve maliyetsiz bir şekilde yapılmasını sağlayan bir sistemdir.

e-Fatura Başvurusu İçin Gerekli Olan Belgeler Nelerdir?

e-Fatura sistemine başvuru yapmadan önce tüzel kişilerin mali mühür; gerçek kişilerin ise ya mali mühür ya da e-imzaya sahip olmaları gerekmektedir.

Tüzel kişilerin hazırlaması gereken belgeler aşağıdaki gibidir;

• Yetkili kişilerin imzalamış olduğu e-fatura başvuru formu ve taahhütnamesi,
• Yine yetkili kişiler tarafından imzalanmış elektronik mali mühür sertifika sahibi taahhütnamesi,
• Şirkete ait kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı kopyası
• Şirket yetkilisine ait
• Başvuru formuna tüzel kişinin yerine imza atan kişinin yetkili olduğunu kanıtlayan noter onaylı imza sirküleri ya da aslının getirilmesi halinde başkanlık tarafından onaylı fotokopisi

Gerçek kişilerin hazırlaması gereken belgeler aşağıdaki gibidir;

• Yetkili kişilerin imzalamış olduğu e-fatura başvuru formu ve taahhütnamesi,
• Eğer sistem mali mühür ile kullanılacaksa mükellefin imzalamış olduğu elektronik mali mühür sertifika sahibi taahhütnamesi; eğer sistem nitelikli elektronik sertifika ile kullanılacaksa mükellefin nitelikli elektronik sertifikaya sahip olduğunu gösteren yazılı beyan
• Başvuru formunu imzalayan kişinin yetkili olduğunu kanıtlayan noter onaylı imza sirküleri ya da aslının getirilmesi halinde başkanlık tarafından onaylı fotokopisi

e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Yukarıda belirtmiş olduğumuz gibi işletmelerin mutlaka mali mühüre sahip olması gerekmektedir.

Mali mühür başvurusu yapıldıktan ve kurulum tamamlandıktan sonra e-fatura başvuru adımlarına geçebilirsiniz.

• Başvurunun ilk adımı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ait e-Fatura portalından başvuru formunun doldurulması gerekmektedir.
• Form doldurma sırasında mükellef bilgileri, sorumlu bilgileri ve uygulamadan yararlanma yöntemi ile ilgili bilgilerin girilmesi istenmektedir.
• e-Fatura sistemini kullanmak için ise 3 farklı yöntem bulunmaktadır. Bu yöntemlerden biri aracılığı ile e-fatura uygulamasını kullanmak mümkündür.

e-Fatura Uygulamasını Kullanmak İçin 3 Yöntem;

1. GİB Portal

GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ücretsiz olarak mükelleflerin kullanıma sunduğu e-fatura sistemidir. GİB e-Fatura Portalı ile e-faturalarınızı oluşturabilir, alıcısına gönderebilirsiniz.

2. Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu

Bu yöntem ile işletmeler kendi bilgi işlem sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre ederek e-fatura uygulamasını kullanabilmektedir.

3. Özel Entegrasyon

Özel entegrasyon yönteminde, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin almış özel entegratörler aracılığı ile e-fatura sistemi kullanılmaktadır.

Özel entegratör ile çalışmanın bazı avantajları bulunmaktadır;

• İnternet bağlantısının olduğu her yerde fatura ile ilgili işlemler yürütülebilmektedir.
• e-Faturaların 10 yıl boyunca arşivlenmesi mümkündür.
• e-faturalara hızlı ve kolay bir şekilde ulaşma imkanı sunar.
• Arşivdeki faturaların gün, ay ve yıl olarak filtreleme özelliği vardır.
• Mevzuat ile ilgili güncellemeleri mükellef adına takip eder ve gerekli bilgilendirmeleri yapar.
• Sistemlerin 7/24 çalışmasını garanti eder.