e-Faturanın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Teknolojik gelişmeler ve beraberinde getirdiği kolaylıklar hem günlük hayatımızda hem de iş hayatımızda yerini almaya başladı. 2010 yılından itibaren Türkiye’de e-dönüşüm sistemlerinin geliştirilmeye ve bu sistemlerin kullanımının zorunlu hale getirilmeye başlamasıyla birlikte muhasebe departmanlarının iş yapma şekilleri değişti. Bu sebeple muhasebeyi dijitalleşme sürecinden olumlu anlamda en çok etkilenen departmanlardan biri olarak sayabiliriz. Yazımızda ilk e-dönüşüm sistemi olan e-Faturanın Sağladığı Avantajlar ‘a değineceğiz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, fatura hazırlama, kesme, gönderme ve saklama gibi faturaya dair tüm işlemlerin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan bir sistemdir. Dijital ortamda hazırlanıp gönderildiği için basılmayan bir fatura türüdür. e-Fatura gönderebilmek için her iki tarafında e-fatura mükellefi olması gerekmektedir. Hukuki olarak kâğıt faturayla aynı niteliklere sahiptir ve formatı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir.

e-Faturanın muhasebe departmanındaki iş süreçlerine getirmiş olduğu birçok avantajı vardır.

e-Faturanın İşletmelere Sağladığı Faydalar Nelerdir?

1. Faturalama Maliyetleri Düşer

e-Faturanın avantajları arasında ilk bahsetmemiz gereken maliyetleri düşürme konusunda sağladığı avantajdır. Öyle ki, elektronik olarak hazırlanan e-fatura sayesinde kağıt, yazıcı, mürekkep ve zarf gibi araçların kullanımından ve bunların getirmiş olduğu masraflar ortadan kalkmaktadır. Aynı zamanda, e-fatura dijital ortamda gönderildiği ve saklandığı için kargolama, arşivleme gibi maaliyetleri azaltmaktadır. Buna ek olarak, faturada herhangi bir yanlışlık olması durumunda düzeltme işlemleri sistem üzerinden gerçekleştirildiği için yeniden fatura basma, gönderme gibi ekstra oluşabilecek masraflar da ortadan kalkmaktadır.

Kısacası, e-fatura sistemine geçtikten sonra fatura süreçleriyle ilgili oluşan gereksiz birçok masraf en az seviyeye indirilmiş olur.

2. Zaman Tasarrufu Sağlanır

e-fatura sistemini muhasebe departmanına getirmiş olduğu avantajlardan bir diğeri işlerin daha hızlı ve kolay bir şekilde yürütülmesidir. Fatura hazırlama, çıktısını alma, faturaları kargolama veya fakslama, faturanın gidip gitmediğini takip etmek gibi süreçlerin tamamlanması uzun sürmektedir. Ancak e-fatura sistemi ile tüm bunlar tek tuşla yapılabildiği için çalışanlar zamandan büyük oranda tasarruf ederek vakitlerini diğer işlerini yürütmek için kullanabilmektedir.

Ayrıca faturalar hızlı bir şekilde alıcısına ulaştırıldığı için tahsilat süreci de buna bağlı olarak hızlanmaktadır. Bu da şirkete çok büyük bir avantaj sağlamaktadır.

3. Faturalar Dijital Arşivde Saklanır

Muhasebe departmanlarında, faturaların arşivlenmesi ve saklanması ciddi anlamda bir iş yükü oluşturmaktadır. Ancak e-fatura sistemi sayesinde, tüm faturalar dijital bir platformda arşivlendiği için faturaların kaybolması ve arşivlenme maliyetleri gibi faktörler ortadan kalkmaktadır.

Ayrıca faturaların dijital ortamda saklanmasıyla birlikte, geçmiş zaman faturalara birkaç tıklama ile saniyeler içerisinde ulaşma imkânı vardır. Bu sayede iş stresiyle birlikte evrak yoğunluğu da büyük oranda azalmaktadır.

4. Tahsilat Süreci Hızlanır

e-fatura sistemi ile faturalar karşı tarafa hızlı bir şekilde ulaştığı için tahsilat sürecini de hızlandırmaktadır. Bu sayede faturanın geç ulaşması veya hiç ulaşmaması gibi sorunlar yüzünden tahsilatın gecikmesi gibi durumlar söz konusu olmamaktadır.

e-fatura sistemi ile faturalar karşı tarafa hızlı bir şekilde ulaştığı için faturanın geç ulaşması veya hiç ulaşmaması gibi sorunlar ortadan kalkmaktadır. Bu da tahsilat sürecinin hızlanmasını sağlamaktadır.

Ayrıca, e-fatura sistemi ile müşterilerin faturaları görüp görmediğini takip etmek de mümkündür.

5. Çevre Dostu Bir Sistemdir

e-Fatura sistemi ile gereksiz kâğıt ve malzeme kullanımı ortadan kalktığı için şirketler zaman ve maliyet tasarrufu yaparken doğaya da katkı sağlamaktadır.

6. Fatura Süreçleri Zaman ve Mekan Fark Etmeksizin Yürütülür

e-fatura sayesinde fatura hazırlama, çıktı alma ve kargolama gibi operasyonel süreçlere ihtiyaç olmadığı için fatura süreçlerini yürütmek için ofiste ya da bilgisayar başında olmaya gerek yoktur. İnternet bağlantısı olan bir cep telefonundan, tabletten veya laptoptan zaman ve mekan fark etmeden e-fatura hazırlamak, göndermek mümkündür.

7. Mutabakat Yapmak Kolaylaşır

e-faturalar karşı tarafa hızlı bir şekilde ulaştığı için mutabakat süreçleri de hızlanmaktadır. Mutabakat sürecinde firmaların aranması, mutabakat mektuplarının manuel olarak hazırlanması, kargolanması gibi operasyonel işlemler tamamen ortadan kalkmaktadır. Bu sayede mutabakat yapmak ve raporlamalarda hataları düzeltmek gibi işlemler hızlı bir şekilde yapılmaktadır.

e-Faturaya Nasıl Geçebilirim?

e-Faturaya geçmeniz için öncelikle yapmanız gerekenler vardır. Gerçek kişi iseniz, e-imza veya mali mühür başvurusu; Tüzel kişilik veya adi ortaklık iseniz, mali mühür için başvurmanız gerekmektedir.

Bu aşamadan e-faturayı hangi yöntem ile kullanacağınıza karar vermeniz gerekmektedir.

• GİB Portal

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mükelleflere ücretsiz olarak sunduğu bir yöntemdir. Bu yöntemi kullanmak için GİB Portal üzerinden başvuru yapabilirsiniz.

• Özel Entegratör

Özel entegratörler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği koşulları karşılayan ve mükellef adına e-arşiv, e-fatura, e-defter gibi elektronik kayıt oluşturma yetkisi olan aracı kurumdur.  Özel entegratörler ile görüşme sağlayıp e-fatura aktivasyon tarihine dikkat etmeniz şartıyla entegratör aracılığı ile başvuru yapabilirsiniz.

Başvurunuzu yaptıktan sonra GİB Portal’ın başvuru sorgulama ekranından başvurunuzun durumunu takip edebilirsiniz. Başvurunuz ardından en az 2 saat sonra e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alıp almadığınızı kontrol edebilirsiniz.