e-Mutabakat Nedir?

İşletmelerin işlem kayıtlarını ve muhasebe defterlerini denetlemek için mutabakat yöntemi oldukça önemlidir. Bu süreç, işletmeler arasında borç-alacak ilişkisi olan ve işbirliği içinde olan taraflar arasındaki bakiyelerin kontrol edilmesini sağlar. Mutabakat işlemi, her iki tarafın kayıtlarının uyumlu olup olmadığını tespit etmek için kullanılan bir denetim mekanizmasıdır.

Mutabakat Nedir?

İşletmeler, ticari ilişkiler kapsamında müşteri veya tedarikçileriyle mal veya hizmet satışı gerçekleştirirler. Bu ticari işlemler sonucunda ortaya çıkan borç-alacak bakiyeleri, mutabakat yöntemi ile kontrol edilir. İşletmeler, kendi muhasebe kayıtlarını karşı tarafın kayıtlarıyla karşılaştırır ve borç-alacak bakiyesinin birbirini tutup tutmadığını tespit eder.

Mutabakat işlemleri, finansal süreçlerin doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlar. Mutabakat sayesinde işletmeler arasında yapılan ticaretin şeffaf ve adil bir şekilde yürütüldüğü doğrulanır. Ayrıca, muhasebe sisteminde yapılan hataların tespit edilmesini ve düzeltilmesini sağlar. İşletmeler, muhasebe kayıtlarında herhangi bir yanlışlık veya tutarsızlık olduğunda, mutabakat işlemiyle bu hataları düzeltmek için gereken adımları atarlar.

Mutabakat Türleri Nelerdir?

Cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı, işletmeler arasında yapılan en yaygın mutabakat türleridir.

Cari Hesap Mutabakatı

İşletmeler arasında ticari ilişkilerin düzenlenmesi amacıyla, borç-alacak bakiyelerinin karşılıklı olarak teyit edilip belgelenmesine cari hesap mutabakatı denir.

BA/BS Mutabakatı

Bir işletmenin, bir ay içinde düzenlediği veya aldığı fatura sayısının ve tutarının 5 Bin Türk Lirasını geçtiği dönemde yaptığı mutabakata BA/BS mutabakatı denir.

e-Mutabakat Nedir?

e-Dönüşüm kapsamında gelen yeniliklerden biri olan e-mutabakat, işletmeler arasındaki borç-alacak bakiyesini kontrol etmek için düzenlenen mutabakat formlarının dijital ortamda hızlı ve kolay bir şekilde gönderilmesini sağlar. İşletmeler elektronik mutabakat ile cari hesap mutabakatlarını kolay bir şekilde yapabilmektedir.

Elektronik mutabakat, faks başında bekleme, mutabakat formlarını kargo ile gönderme gibi iş yükü oluşturan süreçleri ortadan kaldırmaktadır. Bu, iş yükünü azalttığı için çalışanların daha önemli işlerle ilgilenmelerine ve verimliliklerini artırmalarına yardımcı olur.

e-Mutabakat Zorunlu mu?

E-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye gibi birçok e-belge zorunlu olduğu için e-mutabakatın zorunlu olup olmadığı mükelleflerin aklına geliyor. Cari hesap mutabakatlarını yapmak zorunludur. Ancak, günümüzde e-mutabakata geçiş zorunluluğu yoktur. Mutabakat süreçlerini elektronik ortamda gerçekleştirmek isteyen işletmeler gönüllü olarak bu sisteme geçiş yapabilirler.

BA / BS Mutabakatı Zorunluluğu Kaldırıldı

2023 öncesine kadar işletmelerin bir ay içinde düzenlediği veya aldığı fatura adetinin ve tutarının Katma Değer Vergisi (KDV) hariç 5.000 Türk Lirasını geçtiği dönemlerde BA/BS mutabakatı yapma ve vergi dairesine bildirme zorunluluğu vardı. Ayrıca, bildirim verme sorumluluğu olan ancak alış ve satışları 5.000 türk lirasının altında kalan veya e-belge olarak düzenleyen mükelleflerin de “BA/BS bildiriminde beyan edecek bilgim yoktur” seçeneğini işaretleyerek BA/BS bildirimi vermeleri gerekiyordu.

Ancak, Resmi Gazete’de yayımlanan 543 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Tebliğ ile alış ve satışı 5.000 türk lirasının altında kalan veya alış ve satışını e-belge olarak gerçekleştiren işletmelerin BA/BS formu verme zorunlulukları kaldırıldı.

 e-Mutabakatın Avantajları Nelerdir?

• Hızlıdır

Mutabakat yaparken muhasebe çalışanlarının zaman kaybına neden olan faktörler arasında, mutabakat mektubunun çıktısının alınması, kaşe imza yapılması, faks beklemesi veya müşterilerin telefonla aranarak iletişim sağlanması gibi işlemler sayılabilir. e-Mutabakat, bu işlemleri ortadan kaldırarak borç-alacak bakiyelerinin veya BA/BS formlarının saniyeler içinde karşılaştırılmasını sağlar.

• Tasarrufludur

e-Mutabakat uygulaması, kağıt, posta, faks gibi geleneksel yöntemlere ihtiyaç duymadığı için bu tür masrafları ortadan kaldırır. Böylece, işletmelerin paradan tasarruf etmesine yardımcı olur.

• Mutabakat Süreci Kolaydır

Web tabanlı mutabakat çözümü, uyuşmazlıkları hızlı bir şekilde çözebilme ve mutabakatları kolaylıkla takip edebilme imkanı sunar. Ayrıca, sistemden gönderilen bildirimler ve hatırlatmalar ile mutabakat sürecinizi daha verimli hale gelir.

• Ekstre Karşılaştırma İmkanı Vardır

e-Mutabakat, diğer işletmelerle online olarak BA/BS ve ekstre karşılaştırmalarını hızlı bir şekilde yapabilmeyi sağlar. Bu sayede mutabakat farklarını hızlı bir biçimde tespit etmek ve çözmek mümkün hale gelir.

• Çoklu Gönderim İmkanı Sunar

Çoklu mutabakat gönderim özelliği sayesinde, muhasebe çalışanları artık tek tek mutabakatları iletmek yerine bir seferde birden fazla mutabakatı hızlı bir şekilde karşı tarafa ileterek zamandan önemli ölçüde tasarruf edebilirler.