İşletmelerin Düzenlemesi Gereken e-Belgeler Nelerdir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın başlattığı dijital dönüşüm kapsamında belgeler elektronikleşerek e-belge adını almaya başladı. Birçok işletme, yaşanan bu gelişmelere ve dijital dönüşüm sistemlerine hızlı bir şekilde adapte oldu. Ancak, günümüzde hala elektronik belge dendiğinde hangi belgelerin bu kapsamda olduğu merak konusu. Biz de bu blog gönderimizde e-belge sisteminin ne ifade ettiğini ve hangi uygulamaları kapsadığını detaylı bir şekilde ele aldık.

e-Belge Nedir?

İlk olarak elektronik belgenin tanımını yaparak başlayalım. Elektronik belge (e-belge), Maliye Bakanlığı’na bağlı olan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) dijital dönüşüm kapsamında hayata geçirilen elektronik belgelerin tümünü tanımlamak için kullanılmaktadır.

e-Belge, mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu standartlara göre elektronik ortamda hazırladığı belgeleri ifade etmektedir. GİB tarafından her yıl yayımlanan Tebliğ’e göre zorunluluk kapsamında e-belgelere geçmesi gereken mükelleflerin sayısı artmaktadır. Bu da e-belge uygulamalarını yaygınlaştırmaktadır.

En Sık Kullanılan Zorunlu e-Belge Türleri

e-Belge, oldukça geniş bir kavram ve birçok farklı belgeyi kapsamaktadır. En sık kullanılan e-belge türlerini aşağıda listeledik:

• E-Fatura

Elektronik fatura, manuel olarak düzenlenen faturaların dijital ortamda düzenlenmesini sağlayan bir sistemdir.

• E-Arşiv Fatura

e-Fatura sistemine dahil olmayan mükelleflere ve tüketicilere elektronik belge düzenlenmesini ve iletilmesini sağlayan sisteme e-arşiv fatura denmektedir.

• E-SMM

Elektronik Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), matbu serbest meslek makbuzunun dijital halidir.

• E-İrsaliye

e-İrsaliye, matbu irsaliye ile aynı niteliklere sahip olup dijital ortamda düzenlenen bir elektronik belge türüdür.

• E-Defter

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik dosya formatında belirlenen format ve standartlara uygun olarak hazırlanmasıdır.

• E-Gider Pusulası

Vergi mükelleflerinin, mükellef olmayanlardan satın aldığı mal ve hizmetleri belgelendirmek için oluşturulan gider pusulasının elektronik ortamda hazırlanmasını sağlayan sisteme e-gider pusulası adı verilmektedir.

• E-Müstahsil Makbuzu

e-Müstahsil makbuzu, kâğıt olarak düzenlenen müstahsil makbuzunun GİB standartlarına uygun olarak dijital ortamda oluşturulmasını sağlayan sistemdir.

e-Belge Mükellefi Nasıl Olunur?

Zorunluluk kapsamında veya gönüllü olarak e-belge sistemine geçmek isteyen mükelleflerin öncelikle mali mühre ihtiyacı vardır. Sonrasında GİB Portal, Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegratör olmak üzere 3 farklı başvuru yönteminden birinin seçilmesi gerekmektedir. Mükellefler, başvuru yönetiminin seçilmesinin ardından gerekli işlemleri tamamlayarak e-belge kullanmaya başlamaktadır. Özel entegratör aracılığı ile e-belge sistemlerine geçen mükelleflerin işlemleri, firma tarafından yapılmaktadır.

Başvuru işlemlerinin tamamlanmasıyla birlikte mükellefler GİB’in belirlemiş olduğu standartlara uygun bir şekilde e-belgelerini hazırlamaya başlamaktadır. Başvuru süreci ile ilgili daha detaylı bilgi edinmek için “e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?” adlı blogumuzu okuyabilirsiniz. Diğer e-Belge başvuruları da genellikle bu blog içerisindeki aşamalar takip edilerek yapılmaktadır.

e-Belge Düzenlerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu standartlara uygun ve eksiksiz olarak e-belgelerin hazırlanması ve bu belgelerin zamanında teslim edilmesi gerekmektedir. Mevzuata uygun hazırlanmayan veya hiç düzenlenmemiş olan e-belgeler için mükellefler özel usulsüzlük cezası ödemektedir.

2023 Yılında Özel Usulsüzlük Ceza Tutarları Nedir?

• E-belge olarak düzenlenmesi gereken fatura, gider pusulası, serbest meslek makbuzu ve müstahsil makbuzunun düzenlenmemesi, verilmemesi ve alınmaması; bu belgelerde yer alan gerçek tutardan farklı tutarlara yer verilmesi, elektronik olarak düzenlenmesi gerekirken matbu olarak düzenlenmesi bu belgelerin hiç düzenlenmemiş sayılmasına ve mükellefin özel usulsüzlük cezası almasına neden olmaktadır. Ceza tutarı 2023 yılı için 2.200 TL’dir.
• Tutulması zorunlu olan defterlerin tutulmaması, günü gününe kayıt altına alınmaması ve yetkili kişilere ibraz edilmemesinin cezası ise 1.200 TL’dir.
• Belirlenen muhasebe standartlarına, tek düzen hesap planı ve mali tablolara ilişkin usul ve esaslar ile muhasebe bilgisayar programlarının üretilmesine ilişkin kural ve standartlara uyulmaması durumunda ise 26.000 TL özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.

e-Belgenin İşletmelere Sağladığı Faydalar

• Daha Hızlı İşlem Süreci

Çalışanlar, e-belge sayesinde kurumsal işlemlerini dijital ortamda daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirmektedir.

• Zaman Tasarrufu

E-belge, belgelerin hazırlanması, kopyalanması, arşivlenmesi gibi işlemleri hızlı bir şekilde yapılmasını sağladığı için zaman tasarrufu sağlamaktadır. Bu, hem insan kaynaklı hataların azalmasına hem verimliliğin artmasına yardımcı olmaktadır.

• Güvenlik

Elektronik belgeler, bilgilerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve güvenli bir şekilde iletilebilmesini sağlamaktadır.

• Daha Az Kaynak Tüketimi ve Düşük Maliyet

Belgeler dijital bir ortamda düzenlenmekte, gönderilmekte ve arşivlenmektedir. Bu kağıt ve posta kullanımı ortadan kaldırarak hem kaynak tüketimini hem de maliyetleri azaltmaktadır.

• Doğaya Katkı ve Sürdürülebilirlik

Kağıt ve posta kullanımını azaltmaya yardımcı olarak sürdürülebilirlik için doğaya katkı sağlamaktadır.