e-Arşiv Faturalarda Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

e-Dönüşüm sistemlerinden olan e-Arşiv faturalara geçişin zorunlu hale getirilmesiyle birlikte e-arşiv kullanımı gün geçtikçe artmıştır ve iş dünyasında önemli bir yer edinmeye başlamıştır. İş süreçlerini oldukça kolay bir hale getiren e-fatura ve e-arşiv fatura gibi sistemlerin kullanımı sırasında bazı hataların yapılabilmesi mümkündür. Blog yazımızda e-arşiv faturalarda sık yapılan hatalar ve bu hataların nasıl düzeltileceğini anlattık.

e-Arşiv Fatura Tanımı

Elektronik arşiv fatura, alıcı ve satıcı arasında yapılan bir alışveriş sonrası alıcının e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda düzenlenmektedir. e-Arşiv fatura, faturanın elektronik ortamda düzenlenmesini, alıcısına gönderilmesini, muhafaza edilmesini ve gerektiği takdirde rapor edilmesini sağlayan bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-dönüşüm sistemleri kapsamında sunulan e-arşiv fatura zorunlu bir sistemdir.

Kanunen e-Arşiv Fatura Düzenleme Zorunluluğu

Vergi Usul Kanunu’nun 227. maddesinde, e-arşiv fatura düzenleme mecburiyeti bulunan işletmeler hakkında detaylı bir tebliğ bulunmaktadır. Söz konusu tebliğde, “Bu kanunda aksi dışında bir hüküm olmadıkça, üçüncü kişiler ile gerçekleştirilen ilişki ve işlemlerle ilgili tutulan tüm kayıtların doğrulanması zorunludur.” hükmü yer almaktadır. Söz konusu kayıtların VUK 229. ve devamındaki maddelerde yer alan belgelerden herhangi biri ile kanıtlanması zorunludur.

Vergi Usul Kanunu (VUK), Fatura, malı satan veya işi yapan tacir tarafından, satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlu olduğu tutarı göstermek üzere müşteriye verilen ticari bir belge olarak tanımlanmaktadır. Buna göre, VUK’da sayılmayan belgeler, satışı tasdik eden bir belge olarak kabul edilmemektedir.

Ayrıca VUK’un 232. maddesinde fatura düzenlemekle yükümlü olanların kimler olduğuna dair bilgiler yer almaktadır. Buna göre;

• Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara,
• Geliri basit usulde tespit edilen tüccarlara,
• Serbest meslek erbaplarına,
• Defter tutma zorunluluğu olan çiftçilere,
• Vergiden muaf olan esnafa, sattıkları mallar veya verdikleri hizmetler için fatura kesmek, fatura istemek ve almak zorundadır.

e-Arşiv Fatura ile ilgili VUK’da yapılan son düzenlemeye göre, 1 Mart 2022 tarihi itibarıyla, mükellef olmayanlara yapılan satışların vergiler dahil toplam 5 Bin Türk Lirası ve mükelleflere kesilen faturaların 2 Bin Türk Lirası olması durumunda, e-arşiv fatura kullanımı zorunludur.

e-Arşiv Fatura Süreçlerinde En Sık Karşılaşılan Hatalar

Elektronik Fatura düzenlenirken en sık yapılan hatalar arasında e-fatura düzenleme süresinin aşılması, e-arşiv faturanın iptal edilmesi, malın iadesi gibi konular vardır. e-Arşiv faturalarda sık yapılan hatalara bir göz atalım:

• Fatura Düzenleme Süresi

Vergi Usul Kanunu’nda faturanın, malın teslim tarihinden veya hizmetin verildiği tarihten itibaren en geç yedi gün içerisinde kesileceği ve bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağı belirtilmiştir.

e-Fatura ve e-arşiv fatura da yeni bir belge türü olmadığı için matbu fatura ile aynı hukuki geçerliliklere sahiptir. Buradan anlaşılacağı üzere, e-fatura ve e-arşiv fatura düzenleme süresi de matbu fatura ile aynıdır. Başka ifadeyle, e-fatura ve e-arşiv faturanın, malın veya hizmetin tesliminden itibaren yedi gün içerisinde düzenlenmelidir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar, hiç düzenlenmemiş sayılmakta ve özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.

• e-Arşiv Faturanın İptal Edilmesi

e-Arşiv faturalarda yer alan “ad-soyad veya unvan”, “vergi kimlik numarası” bilgilerinin yanlış girilmesi ya da ürünün alıcıya gönderilmesine rağmen alıcıya ulaşmadan iade edilmesi durumunda, yaşanan bu durumun ispatı için gerekli belgelerin bulunması ve aynı hesap dönemine ait olmaları kaydıyla ilgili e-arşiv faturasının iptal edilmesi mümkündür.

• İade Faturası ve Gider Pusulası Düzenlenmesi

En sık yapılan hatalardan biri de ne zaman iade faturası ne zaman gider pusulası düzenleneceğinin karıştırılmasıdır. Ürünün iade edilmesi, işlemin gerçekleşmemesi, faturaya itiraz edilmesi gibi durumlarda, alıcı mükellef ise iade faturası: mükellef değil ise satıcının gider pusulası düzenlemesi gerekmektedir.

 Şuna da göz atabilirsiniz:

Adınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturaları Nasıl Görebilirsiniz?

E-Arşiv Fatura PDF olarak Nasıl Görüntülenir?