e-Fatura ile e-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Fatura ve e-Arşiv sistemleri, Türkiye’de yaygın olarak kullanılan e-dönüşüm sistemleri arasındadır. Bu iki elektronik fatura türü, işlevsel olarak birbirine benzese de iki sistem arasında bazı farklar bulunmaktadır. e-Fatura ile e-Arşiv Arasındaki Farklar ‘ın neler olduğunu incelemeden önce e-fatura nedir? e-arşiv fatura nedir? sorularını yanıtlayalım.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından 2010 yılında kullanıma sunulmuş, e-fatura mükellefi olan işletmeler arasında gerçekleşen alışverişi belgelemek amacıyla düzenlenen faturaların, elektronik ortamda hazırlanmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan bir e-dönüşüm sistemidir.

Standart ve formatı GİB tarafından belirlenmiştir ve hukuki olarak matbu fatura ile aynı özelliklere sahiptir. Elektronik fatura, limited, anonim, gerçek ve şahıs şirketi olarak faaliyet gösteren tüm işletmeler tarafından kullanılabilmektedir.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv, e-fatura mükellefi olmayan kişilere veya işletmelere düzenlenmesi gereken faturaların elektronik ortamda hazırlanmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir. Önceden e-arşiv fatura sistemine geçebilmek için e-fatura mükellefi olma şartı aranırken şu anda e-fatura mükellefi olmadan da sisteme geçiş yapmak mümkündür.

e-Fatura ile e-Arşiv Aynı mı?

• İki fatura arasındaki en temel fark, e-faturanın, yine e-fatura mükellefi olan işletmeler arasında düzenlenmesiyken e-arşivin e-fatura mükellefi olmayan işletme veya kişilere düzenlenmesidir.
• e-Arşiv, alıcılarına e-posta, SMS ve kâğıt çıktı olmak üzere 3 farklı yöntemle gönderilirken e-fatura sadece elektronik olarak gönderilmekte ve kâğıt çıktısı geçerli sayılmamaktadır.
• e-Fatura gönderilirken Gelir İdaresi Başkanlığı’na eş zamanlı olacak şekilde bilgilendirme yapılırken e-arşiv günlük raporlarla GİB’e iletilmektedir.
• e-Fatura gönderirken Gelir İdaresi Başkanlığı’na eş zamanlı olarak bilgilendirme yapılmalıdır. e-Arşiv fatura ise GİB’e ay sonralarında rapor verilmektedir.
• Elektronik fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bünyesinde bulunduğu için UBL-TR formatı zorunlu tutulmaktadır. Ancak e-arşivde herhangi bir format zorunluluğu olmadığı için istenilen formatta kullanılabilmektedir.
• e-arşiv faturada oluşturulan belgeler, zaman damgası ve mali mühür ile onaylanıp saklanmaktadır. e-Faturada ise zaman damgası yoktur.

e-Arşiv ile e-Faturanın Sağladığı Faydalar

e-Fatura ve e-Arşiv sistemleri, operasyonel iş süreçlerinin çok daha hızlı ve kolay bir şekilde yürütülmesine imkân sunarak zamandan ve paradan tasarruf edilmesini sağlarken çalışan verimliliğini de artırmaktadır. Aynı zamanda bu sistemler sayesinde zamandan ve mekândan bağımsız olarak, internet bağlantısının bulunduğu her yerden fatura oluşturmak ve göndermek mümkün hale gelmektedir.