e-Ticarette e-Fatura ve e-Arşiv Zorunluluğu

Devletin e-dönüşüm politikaları kapsamında ortaya koyduğu e-fatura ve e-arşiv sistemlerinin kullanım alanları yapılan düzenlemeler ile her yıl genişlemektedir. Bu sebeple, işletmeler e-ticarette e-fatura ve e-arşiv zorunluluğu kapsamına dahil olup olmadığını merak etmektedir. Blog yazımızda, bu sorunun cevabını ve e-dönüşüm sistemlerinin e-ticaret yapanların faturalama süreçlerini ne denli kolaylaştırdığını bulabilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Fatura, işletmelerin faturalandırma süreçlerini dijital ortamda yürütmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem ile, fatura düzenlemek, işletmelerin birbiri arasında fatura alma-gönderme süreçleri hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşmektedir. Aynı zamanda e-faturalar, dijital olarak arşivlenmektedir.

e-Arşiv fatura ise, e-fatura sistemine geçmemiş olan işletmelere veya gerçek kişilere fatura düzenlemek, göndermek ve faturaları arşivlemek amacıyla kullanılan bir sistemdir.

e-faturada, fatura göndericisi ve alıcısı e-fatura mükellefidir; e-arşiv faturada ise alıcı e-fatura mükellefi değildir. İki sistemi birbirinden ayıran bu özellikleridir.

e-Ticarette e-Fatura ve e-Arşiv Faturaya Geçme Zorunluluğu Nedir?

2014 yılından bu yana, e-ticaret faaliyetleri yürüten işletmelerin faturalandırma süreçlerini dijital platformlarda yürütmesi söz konusudur. Gelir İdaresi Başkanlığı, her yıl zorunluluk şartlarını güncelleyerek daha fazla işletmenin iş süreçlerini dijitale taşımasını hedeflemektedir.

GİB yayınlamış olduğu son tebliğe göre ise e-ticaret faaliyetlerini yürüten işletmelerin e-fatura ve e-arşiv faturaya geçme zorunluluğu aşağıdaki gibidir;

• Kendi sitesi veya pazaryerleri gibi aracı platformlar üzerinden e-ticaret faaliyetleri yürüten işletmelerin, 2020 ve 2021 hesap dönemleri için 1 milyon Türk Lirası,
• 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin Türk Lirası ve üzeri brüt satış geliri olanların e-fatura ve e-arşiv faturaya geçme zorunluluğu bulunmaktadır.
• 2020 ve 2021 hasılatı 4 milyon Türk Lirası’nın altında olan işletmeler, e-fatura ve e-arşiv sistemine gönüllü olarak dahil olabilmektedir.
• e-Ticaret sektöründe 5 milyon Türk Lirası ve üzerinde hasılatı olan işletmelerin hem e-fatura hem de e-arşiv fatura sistemlerini kullanması zorunludur.
• 2020 ve 2021 yılında brüt satış geliri 4 milyon Türk Lirası’nı aşan ve 1 Temmuz 2022 tarihinde e-fatura ve e-arşiv uygulamasına geçen işletmelerin 1 Ocak 2023’te e-defter sistemine geçme zorunluluğu vardır.
• Gönüllü olarak e-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçiş yapan işletmelerin e-defter kullanma zorunluluğu bulunmamaktadır.

e-Ticarette e-Fatura Nasıl Düzenlenir?

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-fatura kesmek için yapılması gerekenler aşağıda adım adım anlatılmaktadır:

• Öncelikle İnteraktif Vergi Dairesi sistemi üzerinden giriş yapın
• Ardından, Arşiv Portal bölümündeyken ilk önce “Belge İşlemleri” butonuna, sonra “Fatura Oluştur” butonuna tıklayın.
• Fatura formunu doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurun. Bilgiler tamamlandıktan sonra aşağıda yer alan “Toplam” kısmını kontrol edin. Eğer her şey doğruysa, “Oluştur” butonuna tıklayın.
• Bu aşamadan sonra fatura işlemi tamamlanmış olur. e-Faturalar, ilk taslak olarak kaydedilmektedir. Taslağı yeniden gözden geçirin ve herhangi bir yanlışlık yoksa onay aşamasına geçin.
• İşlemin onaylanması için “GİB İmza” seçeneğine basın.
• Onay aşamasından sonra telefonunuza bir SMS kodu gönderilecek. Gelen kodu ilgili alana girerek e-fatura kesme işleminizi tamamlayın.

İnternet Satış Faturasında Yer Alması Gereken Bilgiler

İnternet üzerinden yapılan alışverişlerde fatura düzenleme konusunda titiz davranmak önemlidir. Hangi bilgilerin faturada bulunması gerektiğini birlikte inceleyelim:

• Satışın gerçekleştiği internet sayfasının adı,
• Ödeme tarihi ve ödeme şekli,
• Gönderiyi taşıyan tarafın adı – soyadı veya unvanı
• Gönderiyi taşıyanın vergi kimlik numarası veya tc kimlik numarası,
• Malın gönderildiği tarih ile ilgili bilgiler,
• Faturanın internet üzerinden yapıldığına dair ibare

İnternet Üzerinden Satış Yapanlar Kağıt Fatura Kesebilir mi?

e-Fatura veya e-arşiv fatura zorunluluk kapsamına girmeyen satıcılar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı tebliğ doğrultusunda kağıt fatura kesme özgürlüğüne sahiptir.

e-Ticarette e-Fatura Kullanımının Önemi Nedir?

e-Ticaret sektöründe faturalandırma sürecinin titizlikle, sistematik bir şekilde yürütülmesi gerekmektedir. Satış sonrası fatura oluşturma süreci, müşteri bilgilerinin tanımlanması, fatura şablonunun hazırlanması, sipariş detaylarının belirlenmesi, bu bilgilerin basılı faturalara yazdırılması ve alıcıya gönderilmesinden oluşmaktadır. Ancak, bazen faturanın doğru adrese ulaşmaması gibi aksilikler yaşanabilmektedir. Böyle bir durumda, fatura yeniden düzenlenmekte ve tekrar gönderilmektedir. Bu, iş süreçlerinde hem zaman kaybına hem de maliyetlerin artmasına sebep olmaktadır.

Bu sebeple, çoğu e-ticaret işletmeleri, faturalandırma süreçlerini basitleştirmenin ve gereksiz maliyetleri en aza indirmenin yollarını aramaktadır. e-Fatura, faturaların hızlı ve kolay hazırlanmasını, gönderilmesini ve dijital olarak saklanmasını sağladığı için işletmeleri büyük ölçüde rahatlatmakta ve e-ticaret süreçlerini bir adım öteye taşımaktadır.

e-Ticarette e-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

• e-Fatura ile tüm fatura süreçleri zamandan ve mekândan bağımsız, kolay ve hızlı bir şekilde yürütülür.
• e-Faturalar, mail ile müşterilere gönderilir ve dijital olarak arşivlenir. Böylece, faturaların kaybolma riski ortadan kalkar.
• Kağıt, kargo gibi masraflar ortadan kalkacağı için maliyetler düşer ve tasarruf sağlanır.
• Çalışanlara zaman tasarrufu sağlar.