Ücretsiz e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nasıl Kullanılır?

e-Fatura ve e-arşiv fatura sistemlerinin ortaya çıkmasıyla birlikte, şirketlerin faturaları işleme, gönderme ve arşivleme şekli değişti. Manuel olarak hazırlanan faturalara göre daha güvenli daha hızlı ve daha kolay olan bu sistemler, günümüzde giderek daha fazla şirket tarafından kullanılıyor. e-fatura ve e-arşiv fatura, şirketlere zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken fatura süreçlerinin hızlı bir şekilde yapılmasını sağlıyor. Ücretsiz e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerinin avantajlarından faydalanmak istiyorsanız doğru yazıyı okuyorsunuz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, kâğıt faturanın dijitalleştirilmiş halidir. Elektronik bir ortamda hazırlanır, gönderilir ve saklanır. İşletmelerin çevre dostu olmasını, paradan ve zamandan tasarruf etmelerini sağarken fatura ile ilgili işlemlerini daha hızlı ve verimli yapmalarına yardımcı olur.

Ayrıca e-fatura kullanımı ile firma ve müşteriler arasında bir güven inşa etmek daha kolaydır. Bunun sebebi ise, dijital ortamda hazırlanan belgelerin, satış işleminin ardından müşteriye anında iletilmesi ve elektronik ortamda saklanmasıdır.

Müşteri ve firmalar arasında e-fatura kullanılması ancak iki tarafın da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda mümkündür.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, faturaların elektronik ortamda hazırlanarak alıcıya kâğıt fatura ile verilmesinden ya da e-posta ile gönderilmesinden sonra, faturanın ikinci nüshasını dijital bir arşivde saklanmasını sağlayan bir sistemdir. Ayrıca e-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olan işletmelerin e-fatura mükellefi olmayan işletmelere ve son alıcılara kesilen faturalardır. e-Arşiv fatura, e-fatura gibi kağıt ve manuel işlemleri ortadan kaldırır ve işlem süreçlerini hızlandırır.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Zorunluluğu

Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre, ürün veya hizmetin verildiği tarihten itibaren 7 gün içinde fatura düzenlenmesi gerekir. Bu süre içerisinde fatura düzenlenmezse, işletmelere bir ceza kesilmesi söz konusudur. e-fatura ve e-arşiv faturaya geçme şartları her yıl Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından güncellenmektedir.

e-Fatura Zorunluluğu;

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınlamış olduğu yeni taslağa göre 2021 yılı içinde brüt satış cirosu 4 milyon TL, 2022 ve onu takip eden dönemler için 3 milyon TL ve üzeri olan işletmeler e-fatura kullanmak zorundadır.

e-Arşiv Fatura Zorunluluğu;

Bir işletmenin e-arşiv fatura mükellefi olabilmesi için öncelikle e-fatura mükellefi olması gerekir.

Yeni düzenlemeye göre, internet üzerinden hizmet/ürün satışı yapan veya aracılık eden bir işletme, mükellef olmayanlara bir gün içerisinde vergiler dahil 30 bin TL ve üzeri fatura kesiyorsa, e-arşiv’e geçiş yapması zorunludur.

İşletmenin, vergi mükellefi olmayan kişilere kestiği faturaların ise vergiler dahil 5.000 TL ve üzeri olması durumunda e-arşiv fatura kullanması gerekir.

2023 e-Arşiv Zorunluluğu

Yeni yayımlanan tebliğe göre e-arşiv fatura zorunluluğu aşağıdaki gibidir:

• E-arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan işletmeler tarafından, vergi mükellefi olmayan son kullanıcılara yönelik bir gün içinde gerçekleştirilen satışlarda, vergiler dahil toplam tutarın 5 Bin TL’yi,
• Vergi mükelleflerine düzenlenenleri ise 4.400 TL’yi aşması durumunda, kağıt fatura yerine e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekmektedir.

Ücretsiz e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Kullanımı: GİB Portal

Tamamen ücretsiz bir e-Fatura ve e-Arşiv Fatura programı olarak kullanabileceğiniz GIB Portal’ın kullanımı oldukça basittir. GIB resmi web sitesinden portala giriş yapmak, işlemleri gerçekleştirmek için ilk adımdır. Gerekli alanlara güvenlik ve giriş bilgilerinizi girerseniz portalı kullanmaya başlayabilirsiniz.

GIB Portal’a giriş yaptıktan sonra fatura düzenlemek için modülde e-Arşiv Portalı’nı seçmelisiniz. Gelen ekranda e-Belge işlemlerini seçerseniz faturalama işlemi başlar. Fatura bilgileri girilerek doldurulması gereken kutuların eksiksiz doldurulması gerekmektedir. Daha sonrasında sipariş bilgilerinin işlenmesi gerekir.

Alıcı bilgileri bölümüne müşteri kimlik numarası girilir ve alıcıya ait diğer bilgiler otomatik olarak ekrana gelir. Faturada değiştirilmesi gereken herhangi birşey yoksa, ekrana fatura bilgileri girildikten sonra “Oluştur” seçeneğine basarak fatura oluşturabilirsiniz.

GİB Portal sistemini kullanmayan işletmeler ise özel entegratör aracılığı ile sisteme geçiş yapmayı tercih ederler.

GİB Portal ile Özel Entegratörler Arasındaki Fark Nedir?

GİB Portal ile Özel Entegratörler arasındaki farklar aşağıdaki gibidir;

• GİB Portal’ın çoklu kullanıcı girişi özelliği yoktur. Özel entegratörlerde sisteme çoklu kullanıcı ile giriş yapmak mümkündür.
• GİB Portal’da arşivleme işlemleri tamamen kullanıcının sorumluluğundadır. Fakat özel entegratörlerde arşivleme otomatik olarak gerçekleşir.
• GİB Portal faturaları yalnızca 6 ay arşivlerken özel entegratörlerde 10 yıl fatura saklama özelliği bulunur.
• Özel entegratörlerde e-fatura ve e-arşiv düzenleme sınırı yoktur fakat GİB portal 500 adet e-arşiv düzenleme hakkı verir.
• Gönderilen e-arşiv faturalar 7 gün içinde iptal edilebilir.

Özel entegratörler ile çalışmak isteyen şirketlerin yazılım ve donanım için ek bir yatırım yapmalarına gerek yoktur. Özel entegratörler sayesinde fatura verilerinin güvenliği en üst düzeyde tutulur ve şirketin ihtiyaçlarına göre ek özellikler geliştirilir.

e-Faturanın Avantajları

Verimlilik: İşlemleri hızla gerçekleştirmek için, e– faturaları arşivleme ve saklama işlemlerini otomatik olarak gerçekleştirmek mümkündür. Bu, verimlilik artışı sağlar. Aynı zamanda belgelerin daha hızlı aranmasını ve elde edilmesini kolaylaştırır.

Maliyet Tasarrufu: E-faturaların kullanımı belgelerin arşivlenmesi ve saklanması için fiziksel alanların kullanımını gerektirmez. Bu, odaklanılan kaynakların daha fazla projeye yönlendirilmesine veya daha iyi ürünlerin geliştirilmesine yardımcı olur.

Kârlılık: E-arşiv faturaları, müşterilerin faturalarını ödemelerini hızlandırmak için kullanılabilir. E-arşiv faturaları, ödemelerin daha hızlı ve doğru şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.