e-Fatura Mükellefine e-Arşiv Fatura Kesilir mi?

İçindekiler

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte hayatımızın her alanında dijitalleşmenin izlerini görmeye başladık. Bununla birlikte iş dünyasında düzenlenen belgeler, e-belge olarak dönüşerek birçok belgenin dijital ortamda hazırlanmasını sağlamıştır. Bu belgelerden en sık kullanılan ve en çok merak edilenler arasında ise e-fatura ile e-arşiv fatura bulunmaktadır. Aynı zamanda bu iki belge türü, sıklıkla birbirine karıştırılmakta ve bu sebepten dolayı bazı işlemlerde hatalar yapılabilmektedir. Yazı içeriğimizde “e-Fatura Mükellefine e-Arşiv Fatura Kesilir mi?” sorusunun cevabını veriyor olacağız.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, geleneksel şekilde kağıt olarak hazırlanan faturanın dijital versiyonudur. Bir başka ifadeyle, alım-satım işlemlerinde kesilen faturanın dijital ortamda hazırlanması, gönderilmesi ve arşivlenmesidir.

e-Faturanın standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir ve matbu fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Ayrıca ciro şartlarını sağlayan işletmelerin e-fatura sistemine geçiş yapma zorunluluğu bulunmaktadır.

Konu ile ilgili detaylı bilgi için “e-Fatura Nedir? e-Faturaya Kimler Geçebilir?” adlı blog yazımızı okuyabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nedir?

Elektronik arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan alıcılara kesilmesi gereken faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan bir e-dönüşüm sistemidir. e-Fatura gibi, e-arşiv faturanın da zorunluluk kapsamına giren işletmeler bulunmaktadır.

Detaylı bilgi için “e-Arşiv Sistemine Geçiş Zorunlu mu?” adlı blog yazımızı okuyabilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

e-Fatura, alıcı ve satıcının e-fatura mükellefi olduğu durumlarda faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini ve gönderilmesini sağlayan bir sistemdir. E–Arşiv Fatura, e Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kuruluşlar için oluşturulmuş elektronik bir fatura sistemidir.

e-Fatura, yalnızca elektronik ortamda alıcısına iletilirken, e-arşiv fatura hem elektronik hem de kâğıt çıktı olarak alıcıya iletilebilir.

E–Faturaların gönderilmesi ve alınması için Gelir İdaresi Başkanlığı bünyesinde bulunan gönderim merkezini kullanmaktadır. Ekstra bir raporlama işlemi gerekmez. Ancak e-Arşiv Faturaları günlük olarak GİB’e raporlanmalıdır.

e-Fatura Müşterisine e-Arşiv Fatura Kesilmesi

e-Fatura sistemine zorunlu ya da gönüllü geçmiş olan kullanıcılar, kendisi gibi e-fatura sistemine kayıtlı olan diğer kullanıcılara düzenleyeceği faturaları elektronik fatura olarak düzenlemesi gerekmektedir. Başka bir ifadeyle, e-fatura kullanıcılarına e-fatura, diğerlerine ise e-arşiv fatura düzenlenmelidir. Çünkü e-fatura kullanıcılarına e-arşiv fatura düzenlenmesi mümkün değildir. Aksi takdirde düzenlenen bu fatura geçersiz sayılmaktadır. Elektronik fatura mükellefi olan birine, yanlışlıkla e-arşiv fatura düzenlenmesi gibi bir durumda e-arşiv faturanın iptal edilmesi gerekmektedir.

Böyle bir durumu çözmek için iki farklı yöntem bulunmaktadır:

e-Arşiv Faturanın İptal Edilmesi

Elektronik fatura sistemine kayıtlı olan mükelleflere, e-arşiv fatura düzenlenirse, faturayı düzenleyen tarafın iptal talebinde bulunması gerekmektedir. e-Arşiv faturanın iptalinin ardından e-fatura olarak yeni bir fatura kesilmesi gerekmektedir.

e-Arşiv fatura iptal işlemler için “e-Arşiv Fatura İptal Edilir mi?” adlı blog yazımızı okuyabilirsiniz.

İade Faturası Talebi

Yanlışlıkla e-arşiv fatura düzenleyen işletme, eğer alıcı e-arşiv faturayı muhasebeleştirmemişse iade faturası talebinde bulunabilmektedir. İade faturasının kesilmesi ardından işletme, alıcısına yeni bir e-fatura düzenleyebilmektedir.

e-Fatura Mükellefine e-Arşiv Fatura Kesmenin Cezası Nedir?

e-Fatura mükellefine yanlışlıkla düzenlenen e-arşiv faturası zamanında iptal edilmezse, iade faturası kesilmezse ve her iki taraf da e-arşiv faturasını kaydedip KVD Beyannamesi’nde belirtirse, Vergi Usul Kanunu’nca usulsüzlük cezası kesilmektedir.

e-Arşiv faturanın iptal edilmesi veya iade fatura kesilmesi için belirlenen süre 7 gündür. Buna göre, ürün ya da hizmetin teslim edilmesinden itibaren 7 gün içerisinde bu işlemlerin gerçekleştirilmesi ve yeni bir e-fatura düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Faturanın Avantajları

e-Fatura ile dijital ortamda hazırlanan ve online olarak iletilen faturalar, zaman ve para tasarrufu sağlarken aynı zamanda çevreyi korumaya yardımcı olur.
E–Fatura sistemi, dijital ortamda faturaların kolayca üretilmesini ve arşivlenmesini sağlayarak, kağıt üzerinde fatura basmaktan daha verimli ve kullanışlı bir süreç olmasını sağlar.
e-Faturalar, dijital ortamda arşivlendiği için tek tuşla kolay bir şekilde istenen e-faturaya erişim sağlanır.
e-Fatura sistemi, faturaların müşterilere çok daha hızlı gönderilmesini sağladığı için tahsilat süreçleri de hızlanır ve nakit akışı artar.
Fatura bastırma, imza ve kaşe gibi zaman alıcı işlemlerin yanı sıra, faturaları saklama gibi işlemler de ortadan kalkmış olur. Böylece, iş yükü azalır ve faturalandırma işleri daha kolay ve daha hızlı bir şekilde gerçekleşir.